Kodėl žmonės rašo sąskaitas Google Docs
Google Docs milijonams žmonių jau yra atverta naršyklės kortelėje, todėl griebtis jos sąskaitai parašyti atrodo natūralu. Turint Google paskyrą ji visiškai nemokama, veikia bet kurioje naršyklėje be jokio diegimo, o kiekvienas paspaudimas iškart išsaugomas į Google Drive. Tą patį dokumentą galite atverti nešiojamajame, telefone ar svetimame kompiuteryje ir tęsti ten, kur sustojote.
Laisvai samdomam specialistui, retkarčiais išrašančiam sąskaitą, to dažnai pakanka. Bėdos prasideda, kai sąskaitų išrašymas tampa reguliarus: Google Docs yra teksto rengyklė, o ne sąskaitų įrankis, todėl tai, kas sąskaitoje svarbiausia - eilės numeriai, mokesčių sumos, kurios visada sutampa, įrašas, kas apmokėjo - paliekama vien jums. Šiame vadove pirmiausia pereinamas visas Google Docs kelias, o paskui sąžiningai pasakoma, kur jis sustoja.
Raskite sąskaitos šabloną Google Docs
Sąskaitos nereikia kurti nuo tuščio lapo. Google Docs turi nedidelę šablonų galeriją, o joje yra paruoštas sąskaitos faktūros maketas.
- Atverkite šablonų galeriją
- Eikite į docs.google.com ir viršuje spustelėkite Šablonų galerija (gali tekti spustelėti galerijos jungiklį Docs pradžios ekrane, kad ji pasirodytų).
- Pasirinkite sąskaitos šabloną
- Slinkite iki skilties Darbas ir pasirinkite šabloną pavadinimu „Invoice“. Google atveria jį kaip visiškai naują dokumentą jūsų Drive.
- Arba pradėkite nuo lentelės
- Jei norite visiškos kontrolės, atverkite tuščią dokumentą ir per Įterpti › Lentelė išdėstykite eilutes - po vieną eilutę kiekvienai prekei, stulpeliai aprašymui, kiekiui, kainai ir sumai.
- Arba importuokite trečiosios šalies .docx
- Radote šabloną kitur? Įkelkite .docx į Drive, spustelėkite jį dešiniuoju pelės klavišu ir pasirinkite Atverti su › Google Docs, kad konvertuotumėte į redaguojamą dokumentą.
Pritaikykite šabloną
Kai šablonas atvertas, pakeiskite vietos rezervavimo turinį savuoju. Dirbkite iš viršaus į apačią, kad nieko nepraleistumėte, ir su skaičiais elkitės atsargiai - čia Google Docs nesuteikia jokio saugumo tinklo.
- Antraštė ir logotipas
- Pakeiskite pavyzdinį verslo pavadinimą savuoju. Norėdami pridėti logotipą, naudokite Įterpti › Vaizdas › Įkelti iš kompiuterio ir antraštėje pakeiskite jo dydį.
- Jūsų ir kliento duomenys
- Įrašykite savo pilną vardą ar įmonę, adresą, el. paštą ir PVM kodą, paskui atskirą bloką su kliento sąskaitos duomenimis.
- Sąskaitos numeris ir datos
- Įveskite unikalų sąskaitos numerį, išrašymo datą ir mokėjimo terminą. Google Docs numerio už jus nepadidins - paskutinį panaudotą turite sekti patys.
- Eilutės
- Lentelėje surašykite po vieną eilutę kiekvienai prekei ar paslaugai su aprašymu, kiekiu ir vieneto kaina. Eilutes pridėkite ar pašalinkite lentelės įrankiais.
- Sumos ir mokesčiai
- Tarpinę sumą, mokestį ir bendrą sumą įveskite ranka. Google Docs lentelės neskaičiuoja, todėl kiekviena suma yra rankinė - prieš išsiųsdami du kartus patikrinkite skaičiavimus.
- Mokėjimo sąlygos
- Dokumento apačioje pridėkite banko duomenis ar mokėjimo nuorodą ir trumpą pastabą apie sąlygas, delspinigius ar padėką.
Eksportuokite sąskaitą į PDF
PDF yra tinkamiausias formatas siųsti klientui: jis atrodo vienodai kiekviename įrenginyje, jo negalima atsitiktinai redaguoti ir jis tvarkingai spausdinamas. Google Docs eksportuoja jį per kelis paspaudimus.
- Atsisiųskite kaip PDF
- Spustelėkite Failas › Atsisiųsti › PDF dokumentas (.pdf). Failas atsiranda atsisiuntimuose, paruoštas prisegti prie el. laiško.
- Arba naudokite Spausdinti į PDF
- Failas › Spausdinti, tada kaip paskirties vietą pasirinkite „Įrašyti kaip PDF“, jei pirma norite pakoreguoti paraštes ar lapo dydį.
- Patikrinkite puslapių lūžius
- Ilgas eilučių sąrašas gali persikelti į antrą puslapį per lentelės vidurį. Peržiūrėkite prieš siųsdami ir pakoreguokite tarpus, kad sumos neliktų atskirtos.
- Aiškiai pavadinkite failą
- Pervadinkite atsisiuntimą į kažką panašaus į Saskaita-2026-014-KlientoVardas.pdf, kad ir jūs, ir klientas vėliau jį rastumėte.
Kur Google Docs nebepakanka
Google Docs yra rašymo įrankis, apsirengęs sąskaitos kostiumu. Jis mielai išdėsto puslapį, tačiau jokia apskaitos logika nėra įdiegta - o augant sąskaitų skaičiui šios spragos virsta tikra rizika: dubliuotas numeris, suma, nesutampanti su eilutėmis, klientas, kuriam nepamenate išrašę sąskaitos.
- Rankinė numeracija
- Niekas nesutrukdo pakartoti ar praleisti sąskaitos numerį. Eilės numeracija daugelyje šalių yra teisinis reikalavimas, o Docs palieka tai vien jūsų atminčiai.
- Jokio mokesčių skaičiavimo
- Google Docs lentelės neskaičiuoja. Kiekviena tarpinė suma, PVM eilutė ir bendra suma įvedama ranka, todėl viena klaida gali išsiųsti nesutampančią sąskaitą.
- Jokios klientų duomenų bazės
- Nėra išsaugoto klientų sąrašo. Kiekviena sąskaita reiškia tų pačių adresų perrašymą ar kopijavimą ir viltį, kad jie vis dar aktualūs.
- Jokio apmokėjimų sekimo
- Dokumentas negali pasakyti, kas apmokėta, pradelsta ar neapmokėta. Skoloms vyti reikia atskiros skaičiuoklės ar jūsų atminties.
- Jokios kelių valiutų ar apvalinimo taisyklės
- Valiutų simboliai ir apvalinimas yra tik tekstas. Nėra variklio, kuris taikytų mokesčių taisykles ar teisingai konvertuotų sumas.
- Lengva priteršti
- Kiekviena sąskaita yra atskiras dokumentas, besikaupiantis Drive, be nuoseklios šablono versijų kontrolės, kai pradedate redaguoti kopijas.
Greitesnė nemokama alternatyva
Jei per metus išsiunčiate tik vieną sąskaitą, Google Docs šablono pakanka. Vos pradėjus jas siųsti reguliariai, specialiai sukurtas generatorius pašalina kiekvieną rankinį žingsnį, kurį Docs palieka - o geras generatorius yra lygiai taip pat nemokamas.
FreeBillGen veikia toje pačioje naršyklėje, be paskyros, diegimo ar banko kortelės. Jis automatiškai užpildo kitą eilės sąskaitos numerį, už jus atlieka mokesčių ir bendros sumos skaičiavimus, prisimena jūsų verslo ir kliento duomenis, kad nustotumėte perrašinėti adresus, ir vienu paspaudimu eksportuoja tvarkingą PDF - 80 kalbų. Gaunate tą patį patogumą, kuris pritraukė prie Google Docs, be rankinės numeracijos, sugadintų sumų ir pamesto įrašo, kas apmokėjo. Sukurkite sąskaitą vieną kartą, atsisiųskite PDF ir išsiųskite.
Dažnai užduodami klausimai
Ar Google Docs turi nemokamą sąskaitos šabloną?
Taip. Atverkite docs.google.com, viršuje spustelėkite Šablonų galerija ir skiltyje Darbas pasirinkite maketą „Invoice“. Jis atsidaro kaip naujas dokumentas jūsų Drive ir yra nemokamas su bet kuria Google paskyra. Paskui pakeičiate vietos rezervavimo tekstą savo duomenimis.
Kaip Google Docs sąskaitą paversti PDF?
Atverkite dokumentą ir spustelėkite Failas, tada Atsisiųsti, tada PDF dokumentas (.pdf). Failas išsaugomas atsisiuntimuose, paruoštas siųsti el. paštu. Arba naudokite Failas, tada Spausdinti ir kaip paskirties vietą pasirinkite „Įrašyti kaip PDF“, jei pirma norite pakoreguoti paraštes.
Ar galiu redaguoti Google Docs sąskaitą telefone?
Taip. Kadangi failas saugomas Google Drive, jis atsidaro Google Docs mobiliojoje programėlėje su ta pačia paskyra. Galite jį redaguoti ir eksportuoti iš telefono ar planšetės, todėl išrašyti sąskaitą kelionėje paprasta.
Ar Google Docs apskaičiuos mano sąskaitos sumas?
Ne. Google Docs lentelės neatlieka skaičiavimų, todėl tarpinę sumą, mokestį ir bendrą sumą reikia įvesti ranka. Tai didžiausia rizika rašant sąskaitas Docs - viena klaida sukuria nesutampančią sąskaitą, todėl prieš siųsdami visada patikrinkite skaičiavimus.
Ar saugu siųsti sąskaitą kaip Google Docs bendrinimo nuorodą?
Bendrinimo nuoroda rodo į gyvą dokumentą, kurį po išsiuntimo vis dar galite keisti, o dauguma klientų tikisi fiksuoto failo. Nustatykite nuorodos leidimą Peržiūrėtojas, kad jos nebūtų galima redaguoti, tačiau tikrajai sąskaitai geriau atsisiųsti PDF ir prisegti jį.
Ar specializuotas sąskaitų generatorius geresnis už Google Docs šabloną?
Reguliariam sąskaitų išrašymui - taip. Toks generatorius kaip FreeBillGen automatiškai numeruoja sąskaitas, savaime apskaičiuoja mokesčius ir sumas, saugo klientų duomenis ir seka, kas apmokėta - būtent tas spragas, kurias Google Docs šablonas palieka jums. Jis veikia toje pačioje naršyklėje ir yra nemokamas, paskyros nereikia.