Qué incluir en una factura de manitas
Una factura de manitas debe indicar al cliente qué se hizo y cómo se calculó el total. Separe la mano de obra de las piezas y materiales cuando así lo refleje el presupuesto, y describa cada tarea en un lenguaje claro. Los administradores de fincas y los propietarios pueden necesitar también una referencia de orden de trabajo o de unidad antes de aprobar el pago.
Añada un número de factura único y la fecha de emisión. Incluya la dirección del trabajo cuando difiera de la dirección de facturación, la fecha en que se realizó el trabajo y una breve descripción de cada tarea. Si presupuestó el trabajo con antelación, haga referencia al presupuesto o estimación para que la factura pueda conciliarse con lo acordado.
- Datos de su negocio
- Su nombre legal o comercial, dirección, teléfono, correo electrónico y cualquier número de licencia o registro que un cliente o administrador de fincas pueda necesitar en su expediente.
- Cliente y dirección del trabajo
- A quién factura y la dirección donde se realizó el trabajo, ya que a menudo se factura a propietarios y administradores por un inmueble que no es el suyo.
- Fecha y descripción de la tarea
- La fecha en que se realizó el trabajo y una línea en lenguaje sencillo para cada tarea, como «cambiar el grifo de la cocina» o «colgar tres puertas interiores», para que el cliente sepa exactamente por qué está pagando.
- Cargo por mano de obra
- Las horas trabajadas multiplicadas por su tarifa por hora, o un precio cerrado por el trabajo, en una línea aparte. Indique la tarifa para que el cliente pueda comprobar el cálculo.
- Piezas y materiales
- Cada pieza o material que haya suministrado, con cantidad y precio, mantenido separado de la mano de obra para que el cliente vea qué se utilizó en el trabajo.
- Desplazamiento, total y condiciones
- Cualquier cargo por desplazamiento o importe mínimo, el total adeudado, la fecha de vencimiento y la forma de pago (transferencia bancaria, tarjeta o efectivo), además de una línea de anticipo si cobró uno por adelantado.
Cómo facturan los profesionales de mantenimiento: por horas, precio cerrado y cargo por desplazamiento
Los trabajos de mantenimiento suelen cobrarse por horas o a precio cerrado. En el trabajo por horas, indique cualquier cargo mínimo o incremento de facturación antes de empezar. El precio a tarifa cerrada fija un precio acordado para una tarea definida, y la factura debe coincidir con el presupuesto salvo que se haya aprobado un cambio.
Muestre cualquier cargo por desplazamiento, recargo por trabajo fuera de horario, cargo por materiales o anticipo como una línea aparte y acordada. Si las piezas se venden por encima de su coste, el precio facturado debe coincidir con el presupuesto y con las normas de protección al consumidor aplicables. Registre cualquier anticipo como abono aplicado al saldo final.
Ejemplos de conceptos de una factura de mantenimiento
Use conceptos que reflejen el presupuesto o la orden de trabajo aceptados. La mano de obra puede figurar como tiempo multiplicado por una tarifa o como importe fijo por una tarea definida. Facture por separado piezas, materiales, cargos por desplazamiento, equipo o trabajo fuera de horario solo cuando el cliente los haya acordado.
Si el documento es una factura de saldo, concilie cualquier anticipo con el importe adeudado en ese momento. Aplique los impuestos según el tratamiento confirmado, sin suponer que la mano de obra y los materiales se rigen por una misma regla. Conserve la factura junto con el presupuesto que la respalda, las aprobaciones, los recibos y los registros de corrección durante el plazo que corresponda a su actividad.
- Mano de obra
- Las horas trabajadas por su tarifa por hora, o el precio cerrado acordado para el trabajo, con la tarifa indicada para que el cliente pueda verificarla.
- Piezas y materiales
- Cada elemento suministrado (grifos, bisagras, pintura, fijaciones) con cantidad y precio unitario, a coste o con el margen que usted indique.
- Cargo por desplazamiento o cargo mínimo
- Un importe fijo o mínimo anunciado por la visita, que se muestra por separado de la mano de obra cuando el acuerdo lo trate así.
- Recargo por trabajo fuera de horario o por urgencia
- Una tarifa o recargo adicional por trabajos por la tarde, los fines de semana o desplazamientos urgentes, que se detalla solo cuando corresponda y se haya acordado de antemano.
- Anticipo o pago a cuenta
- El importe que el cliente haya pagado por adelantado, mostrado como abono que reduce el saldo pendiente en la factura final.
- Impuestos y total
- El impuesto sobre ventas o el IVA en una línea propia, cuando corresponda, y a continuación el importe total adeudado y la fecha de vencimiento del pago.
Condiciones de pago y registros de respaldo
Use la fecha de vencimiento y la forma de pago acordadas para el trabajo o la cuenta. Indique una fecha de calendario e incluya la referencia de la orden de trabajo, el presupuesto, la propiedad o el pedido de compra que exija el pagador. Envíe la factura por el canal aceptado después del hecho de facturación definido en el acuerdo.
Un pago anticipado solo puede utilizarse según las condiciones acordadas antes de su cobro y las normas de protección al consumidor aplicables. En una factura posterior, muéstrelo como abono o concílelo con el importe adeudado. Incluya intereses de demora, cargos por tarjeta o condiciones de cobro solo cuando lo permitan el acuerdo y la normativa aplicable. Conserve juntos el presupuesto, los cambios de alcance, los registros de materiales y la factura emitida.
Preguntas sobre facturas de mantenimiento
¿Qué debe incluir una factura de mantenimiento?
Los campos útiles incluyen el identificador y la fecha de la factura, los datos del proveedor y del cliente, la dirección del trabajo, cada tarea realizada, la base de cálculo de la mano de obra, las piezas y cargos facturados por separado, los pagos anteriores, los impuestos confirmados, el importe total adeudado, la fecha de vencimiento y la forma de pago. Añada cualquier licencia, registro, referencia fiscal o referencia de cliente exigida para el trabajo.
¿Debo facturar por horas o a precio cerrado?
Utilice la modalidad establecida en el presupuesto aceptado. La facturación por horas muestra el tiempo y la tarifa, e incluye un mínimo o incremento solo si se comunicó y acordó previamente. La facturación a precio cerrado muestra el importe correspondiente a una tarea definida. Registre por separado los cambios de alcance aprobados.
¿Cómo facturo los materiales que he comprado para el trabajo?
Siga el presupuesto: las piezas pueden estar incluidas en un precio cerrado o detallarse por separado con cantidad y precio. Acuerde cualquier margen, cargo por aprovisionamiento o anticipo antes de facturarlo. Conserve los registros de los proveedores cuando sea necesario y concilie cualquier pago anterior en la factura de saldo.
¿Puedo cobrar una tarifa de desplazamiento o de urgencia?
Puede facturar una tarifa de desplazamiento, un mínimo o un cargo fuera de horario cuando se haya comunicado, acordado y esté permitido. Indique el importe o la forma de cálculo antes de acudir al lugar siempre que sea posible y, a continuación, muéstrelo por separado de la mano de obra y los materiales.
¿Necesito repercutir impuesto sobre las ventas o IVA?
Depende de la jurisdicción, la inscripción, el cliente, el inmueble y el trabajo prestado. La mano de obra, los materiales, las reparaciones y las mejoras pueden recibir un tratamiento fiscal distinto. Confirme el tipo impositivo, los números de identificación y la redacción de la factura para la operación concreta en lugar de basarse únicamente en un umbral de inscripción.