Was "kostenlos" bei der Rechnungserstellung tatsächlich bedeutet
Auch ein kostenloser Tarif für die Rechnungserstellung kann Einschränkungen oder zusätzliche Kosten mit sich bringen. Prüfen Sie die Anzahl der Kunden und Benutzer, das Branding, den automatisierten Versand, Exportmöglichkeiten, Gebühren für die Zahlungsabwicklung, kostenpflichtige Integrationen, die Datenaufbewahrung und den Support. Software mit einsehbarem Quellcode, die Self-Hosting erlaubt, kann die Kosten für ein Hosting-Abonnement einsparen. Sie bleiben jedoch für Infrastruktur, Aktualisierungen, Backups, Sicherheit und die Einhaltung der Lizenzbedingungen verantwortlich.
Vergleichen Sie den gesamten Arbeitsablauf und nicht nur den Preis für die Erstellung eines Dokuments. Eine Gebühr für bezahlte Rechnungen kann angemessen sein, wenn der integrierte Zahlungseinzug Arbeit spart. Ein kostenloser Buchhaltungstarif kann für ein Unternehmen geeignet sein, das auch eine Buchführung benötigt. Ein spezialisierter Rechnungsgenerator kann die richtige Wahl für Personen sein, die bereits mit einer Steuerberatung arbeiten oder ein Hauptbuch führen.
Fünf kostenlose Optionen für die Rechnungserstellung und ihre Vor- und Nachteile
Diese fünf Produkte decken unterschiedliche Bereiche der Rechnungserstellung ab. Die folgenden Angaben stammen von den offiziellen Produkt- und Preisseiten und wurden am 27. August 2026 geprüft. Prüfen Sie den in Ihrem Land verfügbaren Tarif erneut, bevor Sie sich auf ein Limit oder eine Gebühr verlassen.
- Wave
- Neue Konten sind für Unternehmen in den Vereinigten Staaten und Kanada verfügbar. Der Starter-Tarif umfasst eine unbegrenzte Anzahl von Kostenvoranschlägen, Rechnungen, Eingangsrechnungen und manuell erfassten Buchhaltungsbelegen. Für Online-Zahlungen fallen Transaktionsgebühren an; automatisierte Bankimporte, zusätzliche Rechnungsfunktionen und die Lohnbuchhaltung sind kostenpflichtige oder optionale Dienste.
- Zoho Invoice
- Eine kostenlose App für die Rechnungserstellung mit wiederkehrenden Rechnungen, einem Kundenportal, Zeit- und Ausgabenerfassung, Anbindungen an Zahlungs-Gateways sowie Integrationen mit anderen Zoho-Produkten. Funktionen und Zahlungsmethoden können je nach Land variieren. Prüfen Sie daher die lokale Produktseite.
- Invoice Ninja
- Eine Plattform mit einsehbarem Quellcode, die als gehosteter Dienst oder zum Self-Hosting unter der Elastic License angeboten wird. Der gehostete Free-Tarif umfasst derzeit unbegrenzt viele Rechnungen für bis zu fünf Kunden. Kostenpflichtige Tarife heben das Kundenlimit auf und bieten zusätzliche Funktionen; beim Self-Hosting bleiben Sie für Infrastruktur, Wartung und die Einhaltung der Lizenzbedingungen verantwortlich.
- Stripe Invoicing
- Eine gehostete Lösung für die Rechnungserstellung, die mit dem Zahlungseinzug, dem Zahlungsabgleich und den APIs von Stripe verknüpft ist. Die am 27. August 2026 geprüften, öffentlich verfügbaren Standardpreise betragen 0,4 % pro bezahlter einmaliger Rechnung für Starter und 0,5 % für Plus. Gebühren für die Zahlungsabwicklung fallen zusätzlich an.
- FreeBillGen
- Ein spezialisierter gehosteter Rechnungsgenerator, dessen kostenloser Kern unbegrenzt viele Rechnungen und Kunden, konfigurierbare Umsatzsteuer, unterstützte Hinweise zum Reverse-Charge-Verfahren, 80 Optionen für Rechnungsbezeichnungen, einen Rechnungspass sowie generische UBL/CII-Zuordnungen zur Prüfung umfasst. FreeBillGen ist weder ein Buchhaltungssystem noch wickelt es Kundenzahlungen ab.
Wofür sich FreeBillGen eignet und wofür nicht
FreeBillGen ist ein gehosteter Rechnungsgenerator. Der kostenlose Kern umfasst unbegrenzt viele Rechnungen, Angebote, Gutschriften und Kunden, kein Wasserzeichen, keine zum Start erforderliche Kreditkarte sowie 80 Optionen für Rechnungsbezeichnungen. Einige Hinweise bleiben möglicherweise auf Englisch, bis sie geprüft wurden. FreeBillGen bietet konfigurierbare Umsatzsteuer, unterstützte Hinweise zum Reverse-Charge-Verfahren, geprüfte Hinweise zu Rechtsordnungen, OSS-Felder, wiederkehrende Entwürfe, Erinnerungen, Kundenübersichten und mehrere PDF-Designs. In unterstützten Fällen mit Fremdwährungen kann der für das Rechnungsdatum verfügbare EZB-Referenzkurs erfasst werden.
Der Rechnungspass trennt Dokumentinhalt, strukturierte Zuordnungen und Übermittlung voneinander. Geeignete Rechnungen können generische UBL- und CII-Zuordnungen zur Prüfung erzeugen. Diese sind nicht als EN 16931, Factur-X, Peppol oder nationales Profil zertifiziert, und die Übermittlung durch Anbieter ist deaktiviert. FreeBillGen kann eine IBAN, einen geeigneten SEPA-QR-Code und eine vom Aussteller bereitgestellte URL „Jetzt bezahlen“ anzeigen, wickelt die Zahlung jedoch nicht ab. Lifetime Pro - einmalig 49 €, einschließlich Steuern, ohne monatliche oder jährliche Verlängerung - ergänzt mehrere Unternehmen, die Schreib-API und ausgehende Webhooks, Exportformate für Xero/QuickBooks sowie den automatischen Versand nach wiederkehrenden Zeitplänen. Optionale, verbrauchsabhängig abgerechnete Dienste von Drittanbietern sind nicht enthalten. Sofern sie angeboten werden, verwenden sie separate einmalige Guthaben, die sich nicht verlängern. FreeBillGen bietet weder doppelte Buchführung noch Bankabgleich oder Lohnbuchhaltung.
Die fünf Tools im direkten Vergleich
Wählen Sie anhand Ihrer Region, der Kundenlimits, Ihrer Anforderungen an die Buchhaltung, des Zahlungsablaufs und des Wartungsaufwands, den Sie selbst übernehmen möchten. Keine Option ist für jedes Unternehmen die beste.
- Wave
- Kostenlose manuelle Buchführung und unbegrenzte Rechnungserstellung für unterstützte Unternehmen in den USA und Kanada. Für Online-Zahlungen, automatisierte Bankimporte und die Lohnbuchhaltung gelten separate Bedingungen oder Gebühren.
- Zoho Invoice
- Kostenlose Rechnungserstellung mit umfangreicheren Workflow-Funktionen und Zoho-Integrationen. Prüfen Sie die veröffentlichten regionalen Limits.
- Invoice Ninja
- Self-Hosting mit einsehbarem Quellcode unter der Elastic License oder ein kostenloser Cloud-Tarif, der derzeit auf fünf Kunden begrenzt ist. Prüfen Sie die Branding- und Lizenzbedingungen.
- Stripe Invoicing
- Integrierte Zahlungen und APIs mit einer Rechnungsgebühr für bezahlte Rechnungen zuzüglich Gebühren für die Zahlungsabwicklung.
- FreeBillGen
- Unbegrenzte Rechnungserstellung im kostenlosen Kern, konfigurierbare Umsatzsteuer, unterstützte Hinweise zum Reverse-Charge-Verfahren, 80 Optionen für Rechnungsbezeichnungen und generische UBL/CII-Zuordnungen zur Prüfung. Kein Buchhaltungssystem und keine Zahlungsabwicklung.
So treffen Sie die richtige Wahl
Beginnen Sie mit dem benötigten Funktionsumfang. Wenn Sie in den Vereinigten Staaten oder Kanada eine Buchhaltungslösung benötigen, sollten Sie Wave vergleichen. Für einen kostenlosen Rechnungsworkflow mit Kundenportal und Integrationen prüfen Sie die regionalen Limits von Zoho Invoice. Wählen Sie Invoice Ninja, wenn Self-Hosting mit einsehbarem Quellcode unter der Elastic License oder die umfangreichere Abrechnungssuite wichtig ist.
Wählen Sie Stripe Invoicing, wenn der integrierte Zahlungseinzug und Entwickler-APIs die Gebühren für Rechnungserstellung und Zahlungsabwicklung rechtfertigen. Ziehen Sie FreeBillGen für eine spezialisierte Rechnungserstellung mit unbegrenzt vielen Kunden, konfigurierbarer Umsatzsteuer, 80 Optionen für Rechnungsbezeichnungen und generischen UBL/CII-Zuordnungen zur Prüfung in Betracht, wenn Sie weder ein Hauptbuch noch einen Zahlungsabwickler benötigen. Testen Sie den Dokument-, Export- und Datenschutzablauf, bevor Sie echte Kundendaten übertragen.
Fragen zu kostenloser Rechnungssoftware
Welche ist die beste kostenlose Rechnungssoftware im Jahr 2026?
Es gibt keinen eindeutigen Sieger. Wave kombiniert Buchhaltung und Rechnungserstellung für Unternehmen in den USA und Kanada. Zoho Invoice bietet einen umfangreicheren kostenlosen Rechnungsworkflow mit regionalen Limits. Invoice Ninja unterstützt Self-Hosting und Cloud-Tarife. Stripe Invoicing integriert den Zahlungseinzug und APIs zu veröffentlichten Gebühren. FreeBillGen konzentriert sich auf eine unbegrenzte Rechnungserstellung im kostenlosen Kern, ohne Buchhaltungssystem oder Zahlungsabwicklung.
Ist FreeBillGen wirklich kostenlos?
Der kostenlose Kern umfasst unbegrenzt viele Rechnungen, Angebote, Gutschriften und Kunden, kein Wasserzeichen, keine zum Start erforderliche Kreditkarte, 80 Optionen für Rechnungsbezeichnungen und eine schreibgeschützte API. Lifetime Pro kostet einmalig 49 €, einschließlich Steuern, ohne monatliche oder jährliche Verlängerung. Es ergänzt mehrere Unternehmen, die Schreib-API und ausgehende Webhooks, Exportformate für Xero/QuickBooks sowie den automatischen Versand nach wiederkehrenden Zeitplänen. Verbrauchsabhängig abgerechnete Dienste von Drittanbietern bleiben separat und verwenden, sofern sie angeboten werden, einmalige Guthaben, die sich nicht verlängern.
Welches kostenlose Tool für die Rechnungserstellung eignet sich am besten für EU-Umsatzsteuer und elektronische Rechnungen?
FreeBillGen bietet konfigurierbare Umsatzsteuer, unterstützte Hinweise zum Reverse-Charge-Verfahren, OSS-Felder, geprüfte Hinweise zu Rechtsordnungen, eine quellenbasierte Übersicht gesetzlicher Vorgaben und einen Rechnungspass. Geeignete Rechnungen können generische UBL/CII-Zuordnungen zur Prüfung erzeugen. FreeBillGen zertifiziert diese nicht als EN 16931, Factur-X, Peppol oder Ausgabe nach einem nationalen Profil, und die Übermittlung durch Anbieter ist deaktiviert.
Berechnen diese Tools Gebühren für Zahlungen?
Das hängt vom jeweiligen Tool ab. Wave und Stripe Invoicing wickeln Zahlungen ab und berechnen Transaktionsgebühren, wenn Kunden unterstützte Zahlungsmethoden verwenden. FreeBillGen kann Bankdaten, einen scanbaren SEPA-QR-Code für Zahlungen und einen optionalen Link „Jetzt bezahlen“ zu einer vom Aussteller bereitgestellten gehosteten Zahlungs-URL anzeigen. FreeBillGen erstellt, verarbeitet oder verifiziert die Zahlung nicht und wickelt sie auch nicht ab. Etwaige Transaktionsgebühren werden von dem Anbieter erhoben, den der Aussteller auswählt. Zoho Invoice und Invoice Ninja können mit Zahlungsabwicklern verbunden werden; die Gebühren legt der von Ihnen gewählte Zahlungsabwickler fest.
Wann ist Wave oder Stripe die bessere Wahl als FreeBillGen?
Vergleichen Sie Wave, wenn Sie in den Vereinigten Staaten oder Kanada neben der Rechnungserstellung auch eine Buchhaltung benötigen und die kostenpflichtigen Dienste zu Ihrem Arbeitsablauf passen. Vergleichen Sie Stripe Invoicing, wenn der integrierte Zahlungseinzug, der Zahlungsabgleich und APIs die Gebühren für Rechnungserstellung und Zahlungsabwicklung rechtfertigen. FreeBillGen konzentriert sich auf mehrsprachige Rechnungsdokumente ohne Buchhaltungssystem oder Zahlungsabwickler.
Kann ich FreeBillGen testen, ohne mein derzeitiges Tool aufzugeben?
Ja. Weder eine Kreditkarte noch die Einrichtung eines Zahlungsabwicklers ist erforderlich. Erstellen Sie eine Musterrechnung, prüfen Sie die steuerliche Behandlung und das PDF und vergleichen Sie den Export- und Datenschutzablauf mit Ihrem derzeitigen Tool. PDFs werden einzeln heruntergeladen. CSV-Exporte im Xero- und QuickBooks-Format erfordern Lifetime Pro und bieten keine automatische Synchronisierung in beide Richtungen.