Vor dem Versand: eine kurze Abschlusskontrolle
Prüfen Sie das Dokument vor dem Versand. Vergewissern Sie sich, dass die Rechnungskennung den für Sie geltenden Vorschriften entspricht, Ausstellungs- und Fälligkeitsdatum korrekt sind, Beträge und steuerliche Behandlung rechnerisch stimmen, die Zahlungsangaben richtig sind und auf der Rechnung die korrekte juristische Person genannt ist. Falls später eine Korrektur erforderlich wird, befolgen Sie das in Ihrem Rechtsgebiet vorgeschriebene Verfahren, anstatt einen bereits ausgestellten Beleg stillschweigend zu ersetzen.
Fragen Sie den Kunden vorab, welche Rechnungsadresse oder welches Portal zu verwenden ist, ob eine Bestellreferenz zwingend erforderlich ist und ob ein strukturiertes Format verlangt wird. Die Person, die den Auftrag erteilt hat, ist möglicherweise nicht der Ansprechpartner in der Kreditorenbuchhaltung. Wenn Sie das vom Käufer akzeptierte Einreichungsverfahren befolgen, vermeiden Sie unnötige Rückfragen und Verzögerungen.
E-Mail, Kundenportal oder Post: Welchen Weg sollten Sie wählen?
Der richtige Kanal hängt vom Käufer und von den gesetzlichen Vorschriften ab. E-Mail eignet sich, wenn der Käufer einen für Menschen lesbaren Anhang akzeptiert. Lieferantenportale erfassen die Felder und Referenzen, die größere Organisationen benötigen. Bei der strukturierten E-Rechnungsstellung werden maschinenlesbare Daten über ein Netzwerk oder eine Plattform übermittelt. Sie kann auch dann verpflichtend sein, wenn eine PDF vollständig erscheint. Der Postweg bleibt relevant, wenn ein Vertrag oder Verfahren ein Papierdokument verlangt.
Verwenden Sie den vorgeschriebenen Kanal und bewahren Sie dessen Einreichungsbestätigung auf. Ein Eintrag im Ordner für gesendete E-Mails belegt, dass Sie eine Nachricht versendet haben, nicht aber, dass die richtige Person die Rechnung erhalten oder akzeptiert hat. Portalbestätigungen und Netzwerkstatus können belastbarere betriebliche Nachweise liefern, ihre rechtliche Wirkung ist jedoch unterschiedlich.
| Methode | Geeignet, wenn | Aufzubewahrender Nachweis | Darauf sollten Sie achten |
|---|---|---|---|
| E-Mail mit PDF | Der Käufer akzeptiert Anhänge | Gesendete Nachricht und etwaige Empfangsbestätigung | Falsche Adresse, Spamfilter oder Größenbeschränkungen für Anhänge |
| Portal oder E-Rechnungsnetzwerk | Der Käufer oder das Gesetz schreibt ein strukturiertes Verfahren vor | Status von Upload, Validierung und Zustellung | Erforderliche Bestellung, Kennungen und Datenformat |
| Post | Ein Papierdokument wird verlangt | Kopie und etwaiger Nachweis über die Sendungsverfolgung | Postlaufzeit und Adressfehler |
Was sollten Sie in die Begleit-E-Mail schreiben?
Halten Sie die Begleit-E-Mail kurz und nennen Sie die Angaben, die für die Zuordnung der Rechnung erforderlich sind: Aussteller, Rechnungsnummer, Betrag und Fälligkeitsdatum. Eine aussagekräftige Betreffzeile erleichtert außerdem das spätere Auffinden der Nachricht.
Formulieren Sie direkt und höflich. Diese Vorlage können Sie entsprechend anpassen:
Betreff: Rechnung INV-2026-014 von [Ihr Unternehmen] - fällig am 10. September 2026
Guten Tag [Name],
anbei erhalten Sie die Rechnung INV-2026-014 über [kurze Beschreibung der Leistung] in Höhe von 1.200 EUR, fällig am 10. September 2026.
Bitte verwenden Sie die geprüften Zahlungsangaben auf der Rechnung und geben Sie INV-2026-014 als Verwendungszweck an. Falls eine Bestellreferenz oder eine Korrektur erforderlich ist, geben Sie mir bitte Bescheid.
Mit freundlichen Grüßen, [Ihr Name]
- Eine aussagekräftige Betreffzeile
- Nennen Sie den Namen Ihres Unternehmens, die Rechnungsnummer und das Fälligkeitsdatum, damit die E-Mail leicht zu erkennen und später gut auffindbar ist.
- Rechnungsnummer und Betrag
- Nennen Sie beides im Nachrichtentext, damit der Kunde die wichtigsten Angaben sieht, ohne den Anhang öffnen zu müssen.
- Das Fälligkeitsdatum in eindeutiger Form
- Geben Sie ein konkretes Kalenderdatum an und nicht nur ein Zahlungsziel von 14 Tagen, damit eindeutig ist, wann die Zahlung erwartet wird.
- Zahlungsweise und Verwendungszweck
- Verweisen Sie auf die Bankverbindung auf der Rechnung und bitten Sie den Kunden, die Rechnungsnummer als Verwendungszweck anzugeben.
- Ein höflicher Hinweis für Rückfragen
- Bitten Sie den Kunden, Sie auf eine fehlende Bestellnummer oder einen Korrekturbedarf hinzuweisen. So lassen sich unbemerkte Verzögerungen vermeiden.
So hängen Sie die Rechnung als PDF an
Wenn E-Mail der akzeptierte Kanal ist, bewahrt eine PDF das vorgesehene Seitenlayout und verringert gegenüber einer bearbeitbaren Quelldatei das Risiko unbeabsichtigter Änderungen. Sie ist nicht manipulationssicher und ersetzt keine strukturierte E-Rechnung, sofern eine solche vorgeschrieben ist.
Verwenden Sie einen eindeutigen Dateinamen wie Rechnung-INV-2026-014-IhrUnternehmen.pdf. Prüfen Sie vor dem Anhängen die erstellten Seiten, Summen und Zahlungsangaben. FreeBillGen erzeugt aus dem ausgefüllten Entwurf eine PDF, die Verantwortung für die eingegebenen Daten und den Übermittlungskanal bleibt jedoch beim Absender.
Bewahren Sie die ausgestellte Fassung und den Einreichungsnachweis so lange auf, wie es die anwendbaren steuer- und gesellschaftsrechtlichen Vorschriften verlangen. Die tatsächlich versandte Kopie erleichtert außerdem spätere Korrekturen und Abstimmungen.
Wie verfolgen Sie eine unbezahlte Rechnung nach?
Prüfen Sie zunächst, ob die Rechnung über den vorgeschriebenen Kanal eingegangen ist, die Validierung bestanden hat, die richtigen Referenzen enthält und ob eine berechtigte Beanstandung vorliegt. Richten Sie sich bei Erinnerungen und Eskalationen nach den im Vertrag vorgesehenen Fristen, dem Verfahren des Käufers und dem geltenden Recht, anstatt für alle Kunden denselben Zeitplan vorauszusetzen.
Formulieren Sie Zahlungserinnerungen sachlich. Nennen Sie erneut die Rechnungsnummer, den offenen Betrag und das Fälligkeitsdatum, hängen Sie die ausgestellte Fassung an oder verlinken Sie darauf und fragen Sie nach dem Zahlungsstatus oder dem Grund für die Blockierung. Verweisen Sie nur auf Zinsen, Gebühren, Leistungsaussetzungen oder Beitreibungsmaßnahmen, die durch Vertrag und Gesetz gedeckt sind. Bewahren Sie jede Nachricht und Antwort auf.
- Gegebenenfalls vor dem Fälligkeitsdatum
- Versenden Sie eine Erinnerung vor Fälligkeit nur, wenn dies zum Vertrag und zur Geschäftsbeziehung passt. Bestätigen Sie Referenz, Betrag und Fälligkeitsdatum.
- Nach dem Fälligkeitsdatum
- Prüfen Sie die Annahme und versenden Sie über den vereinbarten Kanal einen sachlichen Zahlungsverzugshinweis. Halten Sie die ausgestellte Fassung bereit.
- Falls die Zahlung weiterhin blockiert ist
- Fragen Sie nach dem Grund, dem zuständigen Ansprechpartner und dem erwarteten Zahlungstermin. Beheben Sie berechtigte Probleme bei der Weiterleitung oder am Dokument über das ordnungsgemäße Verfahren.
- Weitere Eskalation
- Beachten Sie den Vertrag und die örtlichen Mitteilungsvorschriften, bevor Sie auf Zinsen, Gebühren, eine Leistungsaussetzung oder eine förmliche Zahlungsaufforderung verweisen.
- Beitreibungsmaßnahmen
- Nutzen Sie gesetzliche, gerichtliche oder inkassobezogene Verfahren erst, nachdem Sie das maßgebliche Recht, die Beweislage, den Betrag und die erforderlichen Mitteilungen geprüft haben.
Rechnungen versenden: häufige Fragen
Wie versende ich eine Rechnung am besten?
Verwenden Sie den Kanal, den der Kunde und die anwendbaren Vorschriften akzeptieren. Eine E-Mail mit PDF ist für viele Käufer praktisch, während größere Organisationen und öffentliche Stellen möglicherweise ein Lieferantenportal oder eine strukturierte E-Rechnung verlangen. Fragen Sie vor der Rechnungsstellung nach und bewahren Sie die Einreichungsbestätigung auf.
Sollte ich eine Rechnung als PDF oder als Word-Dokument versenden?
Wenn der Käufer einen E-Mail-Anhang akzeptiert, bewahrt PDF das vorgesehene Seitenlayout und verringert gegenüber einer bearbeitbaren Quelldatei das Risiko unbeabsichtigter Änderungen. Eine PDF ist nicht manipulationssicher und kein Ersatz für eine vorgeschriebene strukturierte E-Rechnung. Versenden Sie eine bearbeitbare Quelldatei nur, wenn dies im vereinbarten Verfahren vorgesehen ist.
Was schreibe ich in die E-Mail, wenn ich eine Rechnung versende?
Halten Sie die Nachricht kurz und vollständig. Nennen Sie in der Betreffzeile Ihr Unternehmen, die Rechnungsnummer und das Fälligkeitsdatum. Bedanken Sie sich anschließend im Nachrichtentext beim Kunden, geben Sie Rechnungsnummer, Betrag und Fälligkeitsdatum eindeutig an, erläutern Sie die Zahlungsweise und den anzugebenden Verwendungszweck und bitten Sie um einen Hinweis, falls eine Bestellnummer fehlt oder Rückfragen bestehen.
An wen sollte ich die Rechnungs-E-Mail adressieren?
Senden Sie die Rechnung an den Ansprechpartner oder über den Kanal, den der Kunde für die Kreditorenbuchhaltung angegeben hat. Dies kann von der Person abweichen, die Sie beauftragt hat. Fragen Sie frühzeitig, wer Rechnungen bearbeitet und ob eine Bestellnummer erforderlich ist. Eine fehlende Pflichtreferenz oder ein falscher Empfänger kann die Annahme und Zahlung verzögern.
Wann sollte ich eine unbezahlte Rechnung nachverfolgen?
Richten Sie sich nach den Fristen im Vertrag, dem Verfahren des Käufers und dem geltenden Recht. Prüfen Sie nach dem Fälligkeitsdatum zunächst, ob die Rechnung angenommen wurde und keine berechtigte Beanstandung vorliegt. Versenden Sie anschließend eine sachliche Erinnerung mit Rechnungsnummer, offenem Betrag, Fälligkeitsdatum und der ausgestellten Fassung und fragen Sie nach dem Zahlungsstatus oder dem Grund für die Blockierung.
Kann ich für eine verspätet bezahlte Rechnung Zinsen berechnen?
Ein Vertrag oder ein Gesetz kann Zinsen oder Beitreibungskosten für eine entsprechende überfällige Forderung gestatten. Vertragliche Entgelte müssen in der Regel im Voraus vereinbart werden, während gesetzliche Ansprüche einen eigenen Anwendungsbereich und eigene Voraussetzungen haben können. Prüfen Sie vor der Berechnung das maßgebliche Recht, die Art des Schuldners, den Zinssatz und die Mitteilungsvorschriften.