Niyə insanlar Google Docs-da faktura hazırlayır?
Google Docs brauzer əsaslıdır, sənədləri Drive-da saxlayır və paylaşma ilə versiya tarixçəsi təklif edir. Bu, dəstəklənən cihazlarda sənədin hazırlanması və nəzərdən keçirilməsi üçün əlverişlidir. Hesab növü, administrator parametrləri və oflayn vəziyyət mövcud funksiyalara təsir göstərə bilər, ona görə də sənədə arxalanmazdan əvvəl onun yadda saxlandığını yoxlayın.
Docs mətn redaktorudur, hesablaşma reyestri deyil. O, faktura seriyası təyin etmir, adi sənəd cədvəllərində vergi hesablamır və ya fakturanın ödənilib-ödənilmədiyini izləmir. Bu nəzarət vasitələri ayrıca reyestr və ya fakturalaşdırma sistemi tələb edir.
Boş sənədlə və ya yoxlanılmış şablonla başlayın
Google Docs-un şablon qalereyası var, lakin Google hər hesab, dil və ya Workspace nəşri üçün eyni faktura şablonunu vəd etmir. Uyğun bir şablon görsəniz, yeni bir kopya açın və hər sahəni yoxlayın. Əks halda boş sənəddən sadə bir cədvəl qurun və ya etibarlı bir fayl idxal edin.
- Şablon qalereyasını yoxlayın
- docs.google.com saytında hesabınız göstərirsə, Şablon qalereyasını açın. Mövcud şablonlar fərqli ola bilər.
- Təkrar istifadədən əvvəl yoxlayın
- Şablonun ehtiyacınız olan hər bir sahəyə malik olduğunu və tətbiq olunmayan nümunə məlumatları, düstur iddiaları və ya vergi ifadələri olmadığını təsdiqləyin.
- Sadə bir cədvəl qurun
- Boş bir Docs sənədində təsvir, miqdar, vahid qiymət və məbləğ üçün Əlavə et › Cədvəl seçimindən istifadə edin, üstəgəl ayrıca tərəf və yekun blokları əlavə edin.
- Ehtiyatla idxal edin
- .docx şablonu yükləyirsinizsə, real müştəri məlumatlarını daxil etməzdən əvvəl mənbəni, lisenziyanı, konvertasiya maketini və düsturları və ya sahələri yoxlayın.
Şablonu fərdiləşdirin
Şablon açıq olduqda, nümunə məzmununu öz məlumatlarınızla əvəz edin. Heç nəyin qaçırılmaması üçün yuxarıdan aşağıya işləyin və rəqəmlərə diqqətlə yanaşın - Google Docs-un burada heç bir təhlükəsizlik şəbəkəsi yoxdur.
- Başlıq və loqo
- Nümunə biznes adını öz adınızla əvəz edin. Loqo əlavə etmək üçün Əlavə et › Şəkil › Kompüterdən yüklə seçimindən istifadə edin, sonra onu başlıqda ölçüləndirin.
- Sizin məlumatlarınız və müştəri
- Tam adınızı və ya şirkət adınızı, ünvanınızı, e-poçtunuzu və vergi/ƏDV nömrənizi doldurun, sonra müştərinin hesablaşma məlumatları ilə ayrıca bir blok əlavə edin.
- Faktura nömrəsi və tarixlər
- Unikal faktura nömrəsini, tərtib tarixini və ödəniş tarixini daxil edin. Google Docs nömrəni sizin üçün avtomatik artırmayacaq - son istifadə olunmuş nömrəni özünüz izləməlisiniz.
- Sətir maddələri
- Cədvəldə hər bir məhsul və ya xidmət üçün təsvir, miqdar və vahid qiyməti ilə bir sətir yazın. Cədvəl alətləri ilə sətir əlavə edin və ya silin.
- Cəmlər və vergi
- Ara cəmi, vergini və yekun məbləği əl ilə daxil edin. Google Docs cədvəlləri hesablama aparmır, ona görə də hər bir rəqəm əl ilə yazılır - göndərməzdən əvvəl hesablamaları iki dəfə yoxlayın.
- Ödəniş şərtləri
- Bank rekvizitlərinizi və ya ödəniş keçidinizi, həmçinin şərtlər, gecikmə haqqı və ya təşəkkür barədə qısa qeydi sənədin aşağı hissəsinə əlavə edin.
Fakturanızı PDF-ə ixrac edin
Müştəri insan tərəfindən oxuna bilən əlavəni qəbul etdikdə, PDF adətən düzəni redaktə oluna bilən sənəddən daha yaxşı qoruyur və təsadüfi dəyişiklikləri azaldır. O, saxtalaşdırmaya qarşı qorunmuş deyil və tələb olunan strukturlaşdırılmış elektron fakturanı əvəz etmir.
- PDF kimi yükləyin
- Fayl › Yüklə › PDF Sənədi (.pdf) seçiminə klikləyin. Fayl yükləmələr qovluğuna düşəcək və e-poçta əlavə etməyə hazır olacaq.
- Və ya Çap vasitəsilə PDF-ə çevirin
- Fayl › Çap seçin, sonra kənarları və ya kağız ölçüsünü əvvəlcə tənzimləmək istəyirsinizsə, təyinat yerində “PDF kimi yadda saxla” seçin.
- Səhifə kəsiklərini yoxlayın
- Uzun maddə siyahısı cədvəlin ortasında ikinci səhifəyə keçə bilər. Göndərməzdən əvvəl ön baxış edin və aralıqları tənzimləyin ki, cəmlər tək qalmasın.
- Faylı aydın adlandırın
- Yüklənmiş faylı, məsələn, Faktura-2026-014-MüştəriAdı.pdf kimi adlandırın ki, həm siz, həm də müştəri onu sonradan tapa bilsin.
Google Docs-un kifayət etmədiyi hədd
Google Docs fakturanı tərtib edə bilər, lakin adi sənəd cədvəlləri faktura hesablamaları və ya faktura reyestri təmin etmir. Həcm artdıqca nömrələmə, cəmlər, müştərilər və ödəniş statusu üçün ayrıca əl ilə nəzarət daha vacib olur.
- Əl ilə nömrələmə
- Docs faktura seriyasını təyin etmir və ya doğrulamır. Tətbiq olunan qaydaların tələb etdiyi unikal və ya ardıcıl identifikatorları ayrı bir reyestrdə saxlayın.
- Vergi hesablaması yoxdur
- Google Docs cədvəlləri hesablama aparmır. Hər bir aralıq cəm, ƏDV sətri və yekun məbləğ əllə daxil edilir, buna görə də tək bir səhv fakturanın cəmlərinin uyğun gəlməməsinə səbəb ola bilər.
- Müştəri bazası yoxdur
- Saxlanmış müştəri siyahısı mövcud deyil. Hər faktura eyni ünvan məlumatlarını yenidən yazmaq və ya kopyalayıb yapışdırmaq deməkdir, üstəlik onların hələ də aktual olduğuna ümid etmək lazımdır.
- Ödəniş izləmə yoxdur
- Doc sənədi sizə nəyin ödənilmiş, nəyin vaxtı keçmiş və ya nəyin qalıq olduğunu deyə bilməz. Pulun ardınca getmək üçün ayrıca bir elektron cədvəl və ya öz yaddaşınıza ehtiyacınız var.
- Çoxvalyutalıq və ya yuvarlaqlaşdırma qaydaları yoxdur
- Valyuta simvolları və yuvarlaqlaşdırma sadəcə mətndir. Vergi qaydalarını tətbiq etmək və ya məbləğləri düzgün çevirmək üçün heç bir mexanizm yoxdur.
- Fayl üzrə tarixçə mühasibat reyestri deyil
- Drive hər bir Doc sənədinin versiyalarını saxlaya bilər, lakin bu, kopyalanmış fakturalara öz-özünə vahid idarə olunan şablon versiyası və ya əməliyyat reyestri vermir.
Daha sürətli pulsuz alternativ
Əgər ayrıca nömrə və ödəniş reyestri aparırsınızsa, Docs şablonu nadir hallarda hazırlanan sənəd üçün kifayət edə bilər. Xüsusi təyinatlı generator sətir hesablamasını və təkrarlanan düzümü təmin edir, daxil olmuş istifadəçi funksiyaları isə saxlanmış qeydlər əlavə edə bilər.
FreeBillGen qonaq generatoru hesab və ya kart tələb etmir: faktura nömrəsini və tərəf məlumatlarını daxil edirsiniz, o, sizin girişlərinizdən cəmləri hesablayır və çoxsaylı faktura dili seçimləri ilə PDF ixrac edir. Server tərəfində faktura qeydi yaradılmır; istəyə bağlı yeddi günlük brauzer qaralaması aktivləşdirilə bilər. Daxil olduqdan sonra saxlanmış fakturalar növbəti saxlanmış nömrəni təklif edə, saxlanmış müştəri məlumatlarından təkrar istifadə edə və status daşıya bilər. Ləğvləri siz özünüz saxlayır və başqa yerdə yaradılmış sənədləri uzlaşdırırsınız.
| Tapşırıq | Google Docs şablonu | FreeBillGen |
|---|---|---|
| Faktura nömrələməsi | Sizin tərəfinizdən ayrılır və izlənilir | Qonaq kimi sizin tərəfinizdən daxil edilir; daxil olduqda saxlanmış qeydlərdən təklif olunur |
| Aralıq cəm, vergi və yekun | Adi Doc cədvəlindən kənarda daxil edilir və ya hesablanır | Sizin girişlərinizdən hesablanır |
| Müştəri məlumatları | Kopyalanır və ya yenidən daxil edilir | Qonaq kimi yenidən daxil edilir; daxil olduqda təkrar istifadə edilə bilər |
| Ödəniş izləmə | Ayrı proses | Qonaq generatorunda yoxdur; statuslar saxlanmış fakturalara aiddir |
| PDF ixracı | Fayl, sonra Yüklə, sonra PDF | Tamamlanmış qaralamadan yaradılır |
Tez-tez verilən suallar
Google Docs-da faktura şablonu varmı?
Şablon qalereyası hesaba, dilə və Workspace nəşrinə görə dəyişir və "Faktura" adlı daxili şablonun mövcudluğuna zəmanət verilmir. Qalereyanızı yoxlayın, boş sənəddən istifadə edin və ya etibarlı bir şablon idxal edin. Hər halda tələb olunan sahələri doğrulayın və öz nömrələmə və ödəniş qeydlərinizi aparın.
Google Docs fakturasını PDF-ə necə çevirmək olar?
Sənədi açın və Fayl, sonra Yüklə, sonra PDF Sənədi (.pdf) seçiminə klikləyin. Fayl yükləmələr qovluğuna saxlanılır. Alternativ olaraq Fayl, sonra Çap et seçin və əvvəlcə kənarları tənzimləmək üçün təyinat yerində “PDF kimi saxla” variantını seçin.
Google Docs fakturasını telefonumda redaktə edə bilərəmmi?
Bəli, Google Docs mobil tətbiqi və müvafiq hesab girişi ilə. Mövcud redaktə, oflayn və ixrac davranışı cihaza, tətbiq versiyasına və administrator parametrlərinə görə dəyişə bilər, buna görə də göndərməzdən əvvəl yekun fayla baxın.
Google Docs faktura cəmlərimi hesablayacaqmı?
Adi Google Docs cədvəlləri elektron cədvəl formullarını təmin etmir. Aralıq cəmi, vergini və yekunu etibarlı bir alətdə hesablayın, nəticələri daxil edin və göndərməzdən əvvəl göstərilən rəqəmlərin uyğunluğunu yoxlayın.
Fakturanı Google Docs paylaşım linki kimi göndərmək təhlükəsizdirmi?
Paylaşım linki sahibinin hələ də dəyişə biləcəyi canlı sənədə işarə edir. Girişi məhdudlaşdırın, müştəriyə yalnız lazım olan icazəni verin və dəqiq göndərilmiş versiyanı qoruyun. Qəbul edilən və ya tələb olunan kanal olduqda PDF əlavəsindən və ya strukturlaşdırılmış e-fakturadan istifadə edin.
Xüsusi faktura generatoru Google Docs şablonundan daha yaxşıdırmı?
Müntəzəm fakturalaşdırma üçün bəli, ola bilər. FreeBillGen daxil etdiyiniz məlumatlardan cəmləri hesablayır və PDF ixrac edir. Hesabsız qonaq generatoru hər dəfə nömrəni və müştərini daxil etməyinizi tələb edir və ödənişi izləmir; yadda saxlanmış müştərilər, nömrə təklifləri və statuslar daxil olmuş iş sahəsi tələb edir.