रसीद वास्तव में क्या है
एक रसीद एक दस्तावेज़ है जो पुष्टि करता है कि एक भुगतान किया गया है। यह विक्रेता द्वारा जारी किया जाता है और पैसे के हाथ बदलने के बाद खरीदार को सौंपा जाता है, इस लिखित प्रमाण के रूप में कि किसी विशेष राशि को विशेष वस्तुओं या सेवाओं के लिए प्राप्त किया गया। दुकान पर मिलने वाली बिल पर्ची, कार्ड भुगतान की पुष्टि करने वाला ईमेल, नकद लेन-देन के साथ नत्थी की गई पर्ची - ये सभी रसीदें हैं।
एक रसीद की परिभाषित विशेषता उसका समय और उसका काम है: यह एक ऐसे भुगतान को पीछे की ओर देखती है जो पहले ही हो चुका है। यह खरीदार का सबूत है कि उन्होंने भुगतान किया, विक्रेता का रिकॉर्ड कि उन्हें भुगतान मिला, और दोनों पक्षों के लिए यह वह दस्तावेज़ है जो एक रिफ़ंड, एक वारंटी दावे, एक खर्च रिपोर्ट, या एक कर कटौती का समर्थन करता है। एक रसीद किसी चीज़ के लिए नहीं कहती - यह स्वीकार करती है कि लेन-देन निपट गया है।
रसीद बनाम इनवॉइस: मुख्य अंतर
रसीदें और इनवॉइस लगातार भ्रमित किए जाते हैं, लेकिन वे एक ही लेन-देन के विपरीत छोरों पर बैठते हैं। एक इनवॉइस भुगतान का अनुरोध है, खरीदार के भुगतान करने से पहले जारी किया गया - यह बताता है कि क्या बकाया है और कब देय है। एक रसीद भुगतान का प्रमाण है, खरीदार के भुगतान करने के बाद जारी की गई - यह पुष्टि करती है कि राशि प्राप्त हुई और बिल निपट गया।
सबसे सरल परीक्षण पैसे और समय की दिशा है। यदि दस्तावेज़ आपसे भुगतान करने के लिए कह रहा है, तो यह एक इनवॉइस है। यदि यह पुष्टि कर रहा है कि आप पहले ही भुगतान कर चुके हैं, तो यह एक रसीद है। एक बिक्री दोनों पैदा कर सकती है: एक इनवॉइस पहले जाती है, ग्राहक इसका भुगतान करता है, और लूप बंद करने के लिए एक रसीद जारी की जाती है।
- समय
- इनवॉइस: भुगतान से पहले जारी। रसीद: भुगतान किए जाने के बाद जारी।
- उद्देश्य
- इनवॉइस: भुगतान का अनुरोध करती है और बताती है कि क्या बकाया है। रसीद: पुष्टि करती है कि भुगतान प्राप्त हुआ।
- इस पर कौन निर्भर करता है
- खरीदार इनवॉइस का उपयोग यह जानने के लिए करता है कि क्या भुगतान करना है; खरीदार रसीद का उपयोग इस प्रमाण के रूप में करता है कि उन्होंने भुगतान किया।
- दिखाई गई राशि
- एक इनवॉइस देय राशि दिखाती है। एक रसीद वास्तव में भुगतान की गई राशि और उपयोग की गई विधि दिखाती है।
- रिफ़ंड और वारंटी
- रसीद वह दस्तावेज़ है जिसे खरीदार वस्तुएँ लौटाने या वारंटी दावा करने के लिए प्रस्तुत करता है - अकेली इनवॉइस भुगतान साबित नहीं करती।
एक वैध रसीद में क्या शामिल होना चाहिए
एक रसीद को बस एक चीज़ अच्छी तरह करनी होती है: साबित करना कि किसने किसको, किसके लिए, कितना, और कब भुगतान किया। इसे उस भुगतान के लिए विशिष्ट रखें जो वास्तव में हुआ - असली राशियाँ, असली भुगतान विधि, और असली तारीख। एक रसीद एक पूर्ण लेन-देन को रिकॉर्ड करती है, इसलिए आँकड़े निश्चित होते हैं, अनुमानित नहीं। नीचे दिए फ़ील्ड वे हैं जो एक स्पष्ट, उपयोगी रसीद में होने चाहिए।
- „Receipt“ शब्द और एक रसीद नंबर
- इसे स्पष्ट रूप से लेबल करें और एक अद्वितीय संदर्भ दें ताकि भुगतान बाद में फिर से ढूँढा जा सके।
- विक्रेता का नाम और विवरण
- किसने पैसा प्राप्त किया - व्यवसाय या व्यापारी का नाम, पता और संपर्क, साथ ही जहाँ आवश्यक हो वहाँ एक कर नंबर।
- खरीदार का विवरण, जहाँ प्रासंगिक हो
- व्यवसाय या उच्च-मूल्य भुगतानों के लिए, खरीदार का नाम रिकॉर्ड को पूर्ण रखता है; छोटी खुदरा रसीदें अक्सर इसे छोड़ देती हैं।
- भुगतान की तारीख
- वह तारीख जब पैसा वास्तव में प्राप्त हुआ, किसी पहले की इनवॉइस की तारीख नहीं।
- किसके लिए भुगतान किया गया उसका विवरण
- प्रत्येक वस्तु या सेवा के लिए एक लाइन, ताकि स्पष्ट हो कि भुगतान किसको कवर करता है।
- भुगतान की गई राशि और कोई कर
- प्राप्त कुल, जहाँ लागू हो वहाँ VAT या बिक्री कर अलग से दिखाया गया।
- भुगतान विधि
- खरीदार ने कैसे भुगतान किया - नकद, कार्ड, बैंक हस्तांतरण - जो भुगतान का मिलान करने और रिफ़ंड के लिए मायने रखता है।
आपको रसीद कब जारी करनी चाहिए
एक सामान्य नियम के रूप में, आपको जब भी कोई ग्राहक आपको भुगतान करे तब एक रसीद जारी करनी चाहिए - यह सबसे स्पष्ट सबूत है कि लेन-देन पूर्ण है और यदि कभी कोई विवाद हो तो दोनों पक्षों की रक्षा करता है। कई जगहों पर एक रसीद विशिष्ट स्थितियों के लिए भी अपेक्षित या आवश्यक होती है: नकद भुगतान, जहाँ वापस गिरने के लिए कोई बैंक रिकॉर्ड नहीं होता; एक निश्चित मूल्य से ऊपर के भुगतान; और जब भी खरीदार एक माँगे, जिसके वे आमतौर पर हकदार होते हैं।
रसीदें तब सबसे ज़्यादा मायने रखती हैं जब किसी को बाद में भुगतान को साबित करना हो। एक खरीदार जो VAT वापस ले रहा है, एक कर्मचारी जो खर्च रिपोर्ट दाखिल कर रहा है, एक ग्राहक जो खराब उत्पाद लौटा रहा है, या वारंटी के तहत दावा करने वाला कोई भी रसीद पर सबूत के रूप में निर्भर करता है। इसे आदत के रूप में जारी करने का मतलब है कि जब वह प्रमाण ज़रूरी हो तब न आप और न आपका ग्राहक फँसे - और नकद-भारी व्यवसायों में यह अक्सर एक कानूनी दायित्व है, इसलिए अपने देश के नियम जाँचें।
एक रसीद मुफ़्त में कैसे बनाएँ
एक उचित रसीद बनाने के लिए आपको लेखांकन सॉफ़्टवेयर की ज़रूरत नहीं है। एक स्पष्ट टेम्पलेट से शुरू करें, ऊपर दिए फ़ील्ड भरें, और सुनिश्चित करें कि आँकड़े भुगतान से बिल्कुल मेल खाते हैं - वही कुल, वही तारीख, वही विधि जो ग्राहक ने वास्तव में उपयोग की। हर रसीद को नंबर दें ताकि आप इसे फिर से ढूँढ सकें, और अपने रिकॉर्ड के लिए एक प्रति रखें और साथ ही खरीदार को एक दें।
FreeBillGen जैसे जनरेटर के साथ आप बिना कुछ फिर से टाइप किए एक भुगतान की गई इनवॉइस को एक मेल खाती रसीद में बदल सकते हैं: वही लाइन आइटम और विक्रेता विवरण रखें, दस्तावेज़ को भुगतान किया हुआ चिह्नित करें, भुगतान विधि और तारीख जोड़ें, और सेकंडों में एक साफ़ PDF डाउनलोड करें। यह आपकी इनवॉइस और रसीद को सुसंगत रखता है, ग्राहक को आवश्यक प्रमाण देता है, और आपके पास प्राप्त हर भुगतान का एक व्यवस्थित रिकॉर्ड छोड़ता है - मुफ़्त, बिना किसी कार्ड की आवश्यकता के।
रसीद संबंधी प्रश्न
रसीद और इनवॉइस में क्या अंतर है?
एक इनवॉइस भुगतान का अनुरोध है, खरीदार के भुगतान करने से पहले भेजा गया, जो बताता है कि क्या बकाया है और कब। एक रसीद भुगतान का प्रमाण है, खरीदार के भुगतान करने के बाद दी गई, जो प्राप्त राशि की पुष्टि करती है। संक्षेप में, एक इनवॉइस पैसे के लिए कहती है और एक रसीद स्वीकार करती है कि पैसा प्राप्त हो गया है।
क्या रसीद भुगतान का प्रमाण है?
हाँ। एक रसीद मानक प्रमाण है कि एक भुगतान किया और प्राप्त किया गया। यही कारण है कि खरीदार वापसी, वारंटी दावों, खर्च रिपोर्ट और कर कटौती के लिए रसीदें रखते हैं - रसीद, इनवॉइस नहीं, वह है जो दिखाती है कि बिल वास्तव में निपट गया।
एक वैध रसीद में क्या शामिल होना चाहिए?
एक स्पष्ट रसीद "Receipt" शब्द और एक अद्वितीय नंबर, विक्रेता का नाम और विवरण, भुगतान की तारीख, किसके लिए भुगतान किया गया उसका विवरण, भुगतान की गई राशि कोई कर अलग से दिखाते हुए, और उपयोग की गई भुगतान विधि दिखाती है। व्यवसाय या उच्च-मूल्य भुगतानों के लिए इसमें खरीदार का नाम भी होना चाहिए।
क्या मुझे हर भुगतान के लिए एक रसीद देनी होगी?
सर्वोत्तम अभ्यास हर भुगतान के लिए एक रसीद जारी करना है, और एक खरीदार आमतौर पर किसी भी समय एक माँग सकता है। कई देश विशेष रूप से नकद भुगतानों या एक निर्धारित सीमा से ऊपर की राशियों के लिए रसीदें आवश्यक करते हैं। सटीक दायित्व भिन्न होता है, इसलिए अपने क्षेत्राधिकार में लागू नियम जाँचें।
क्या मैं इनवॉइस को रसीद के रूप में उपयोग कर सकता हूँ?
अकेले नहीं। एक इनवॉइस दिखाती है कि क्या बकाया है, न कि यह कि इसका भुगतान हो गया है। आप एक इनवॉइस को भुगतान किया हुआ चिह्नित करके और भुगतान की तारीख तथा विधि जोड़कर इसे एक रसीद में बदल सकते हैं, लेकिन एक अचिह्नित इनवॉइस भुगतान साबित नहीं करती और एक रसीद का विकल्प नहीं है।
मैं एक रसीद मुफ़्त में कैसे बनाऊँ?
एक मुफ़्त रसीद टेम्पलेट या जनरेटर का उपयोग करें: विक्रेता और खरीदार के विवरण, तारीख, किसके लिए भुगतान किया गया, राशि और भुगतान विधि भरें, इसे एक नंबर दें, और इसे PDF के रूप में सहेजें। FreeBillGen के साथ आप एक भुगतान की गई इनवॉइस को सीधे एक मेल खाती रसीद में बदल सकते हैं बिना विवरण फिर से दर्ज किए।