Was ist eine Verzugsgebühr?
Der Begriff „Verzugsgebühr“ kann vertragliche Zinsen, gesetzliche Verzugszinsen, einen festen Pauschalbetrag für Beitreibungskosten oder eine andere Belastung bezeichnen. Diese Begriffe sind nicht austauschbar. Bei einer anspruchsberechtigten Forderung aus einem Handelsgeschäft kann ein Gesetz auch ohne Vertragsklausel einen Anspruch auf Zinsen und Ersatz von Beitreibungskosten gewähren. Eine Gebühr gegenüber Verbrauchern muss hingegen unter Umständen vorab deutlich offengelegt werden und unterliegt strengeren Beschränkungen.
Kombinieren Sie eine Pauschalgebühr und Zinsen nicht allein deshalb, weil dies im Geschäftsverkehr üblich ist. Ermitteln Sie zunächst das anwendbare Recht, die Art des Schuldners, den Vertragswortlaut und den gesetzlichen Anspruch. Ein Gericht oder eine Aufsichtsbehörde kann eine Belastung zurückweisen, wenn sie verboten oder unverhältnismäßig ist oder nicht ordnungsgemäß vereinbart wurde.
Wie viele Zinsen dürfen Sie berechnen?
Es gibt weder einen weltweit einheitlichen Zinssatz noch eine einzige kollisionsrechtliche Antwort. Maßgeblich sein können das auf den Vertrag anwendbare Recht, der Standort des Schuldners, die Art der Transaktion und zwingende lokale Schutzvorschriften. Einige Rechtsordnungen legen gesetzliche Zinsen fest, andere regeln vereinbarte Zinssätze oder Gebühren, und manche behandeln Zinsen, pauschalierten Schadenersatz und Servicegebühren unterschiedlich.
Verwenden Sie den aktuellen amtlichen Zinssatz und die Berechnungsmethode der anwendbaren Rechtsordnung. Geben Sie einen vereinbarten Zinssatz als Jahreszins oder als anderen klar definierten Zinssatz an, benennen Sie den überfälligen Hauptbetrag und den Beginn des Zinslaufs und erläutern Sie eine Zinseszinsberechnung, sofern diese zulässig ist. Vorschriften für Verbraucherforderungen müssen getrennt von Forderungen zwischen Unternehmen geprüft werden.
- Vorab vereinbaren
- Nennen Sie die Verzugsgebühr bereits vor der Rechnungsstellung in Ihrem Vertrag, Angebot oder Ihren Bedingungen, damit der Kunde sie als Bestandteil der Vereinbarung akzeptiert.
- Anwendbare Vorschriften prüfen
- Klären Sie, ob für diese Forderung und diesen Kundentyp ein gesetzlicher Zinssatz, ein Höchstbetrag, eine Offenlegungspflicht oder ein Verbot gilt.
- Unbegründete Vertragsstrafen vermeiden
- Eine Bezeichnung macht eine verbotene oder unverhältnismäßige Belastung nicht zulässig. Prüfen Sie, wie das lokale Recht sie einordnet.
- Zinslauf festlegen
- Geben Sie an, ob es sich um einen jährlichen oder monatlichen Zinssatz handelt und ab welchem Datum die Zinsen anfallen, üblicherweise ab dem Tag nach der Fälligkeit.
- Jede Berechnung dokumentieren
- Halten Sie Hauptbetrag, Zinssatz, Daten, Zahlungen und die gesetzliche oder vertragliche Grundlage fest, damit sich der Betrag nachvollziehen lässt.
Wie formulieren Sie eine Regelung zu Zahlungsverzug?
Eine Vertragsklausel sollte die Zahlungsfrist, den überfälligen Hauptbetrag, den Zinssatz oder die Gebühr, die Berechnungsmethode und etwaige Beitreibungskosten benennen. Legen Sie die Klausel vor, bevor der Kunde die Vereinbarung akzeptiert. Eine Wiederholung auf der Rechnung ist als Hinweis sinnvoll. Wird sie jedoch erst nach Vertragsschluss hinzugefügt, wird sie dadurch möglicherweise nicht verbindlich.
Als Formulierungshilfe, nicht als unmittelbar verwendbarer Rechtstext, können Sie folgenden Text nutzen: „Die Zahlung ist am [Datum oder definierten Auslöser] fällig. Soweit nach anwendbarem Recht zulässig, können auf einen überfälligen Betrag ab [Beginn auslösendes Ereignis] [Zinssatz und Zeitraum] sowie [zulässige Beitreibungskosten] anfallen.“ Die Rechtswahl bei grenzüberschreitenden Sachverhalten und zwingende Schutzvorschriften bedürfen einer rechtlichen Prüfung. Eine Rechtswahlklausel schließt die Prüfung nicht immer ab.
Handelsforderungen in der EU und bundesstaatsspezifische Vorschriften in den USA
Für anspruchsberechtigte Handelsgeschäfte in der EU wird die Richtlinie 2011/7/EU durch nationales Recht umgesetzt. Hat ein Gläubiger seine Verpflichtungen erfüllt, kann er bei Vorliegen der Zahlungsvoraussetzungen ohne Mahnung Anspruch auf gesetzliche Verzugszinsen und zusätzlich auf mindestens 40 EUR als Ersatz für Beitreibungskosten haben. Der Rahmen gilt nicht für Verbrauchergeschäfte. B2B-Verträge sehen grundsätzlich Zahlungsfristen von bis zu 60 Tagen vor. Eine längere Frist kann jedoch ausdrücklich vereinbart werden, sofern sie nicht grob nachteilig ist. Für öffentliche Stellen gelten strengere Vorschriften.
In den Vereinigten Staaten gibt es für gewöhnliche privatrechtliche Verträge keinen einheitlichen bundesweiten Zinssatz für überfällige Rechnungen. Vorschriften der Bundesstaaten zu Verträgen, Zinsen, Wucher, Verbraucherschutz und unlauteren Geschäftspraktiken können ineinandergreifen, und Ausnahmen für geschäftliche Zwecke unterscheiden sich. Gehen Sie nicht davon aus, dass jede Rechnungsgebühr einer einfachen veröffentlichten Wuchergrenze unterliegt. Prüfen Sie das anwendbare Recht des Bundesstaates, den Vertrag, die Art des Schuldners und die maßgeblichen Kollisionsregeln.
| Ansatz | Mögliche Grundlage | Zuerst zu prüfen |
|---|---|---|
| Vertragliche Zinsen | Vor Entstehung der Forderung vereinbarter Zinssatz | Offenlegung, Höchstbetrag, Zinseszinsen und Art des Schuldners |
| Feste Gebühr | Vertrag oder gesetzlicher Pauschalbetrag für Beitreibungskosten | Ob sie zulässig und verhältnismäßig ist |
| Gesetzliche EU-Verzugszinsen | Nationales Recht zur Umsetzung der Richtlinie 2011/7/EU | Anwendungsbereich für Handelsgeschäfte, Fälligkeit, aktueller nationaler Zinssatz und Verantwortlichkeit des Schuldners |
| US-Rechnungsgebühr | Anwendbares Recht des Bundesstaates und Vertrag | Wie der betreffende Bundesstaat die Belastung einordnet und begrenzt |
Wie fügen Sie einer Rechnung eine Verzugsgebühr hinzu?
Öffnen und ändern Sie Inhalt, Gesamtbetrag oder Fälligkeitsdatum der bereits ausgestellten Originalrechnung nicht nachträglich. Bewahren Sie sie als Nachweis des versandten Dokuments auf und erstellen Sie eine separate neue Gebührenrechnung, eine ergänzende Korrektur oder ein anderes Dokument, das in Ihrer Rechtsordnung rechtlich geeignet ist. Verweisen Sie in der Beschreibung oder in den Anmerkungen auf die Originalrechnung und führen Sie die Gebühr oder die Zinsen als eigene, eindeutig erläuterte Position auf.
Prüfen Sie vor Ausstellung des neuen Dokuments, ob die Belastung durchsetzbar und steuerpflichtig ist, da die Behandlung unterschiedlich ausfällt. Dokumentieren Sie Berechnungszeitraum und Zinssatz, bewahren Sie beide Dokumente auf und senden Sie zunächst eine höfliche Zahlungserinnerung. Mit FreeBillGen können Sie das separate Dokument erstellen und die eingegebenen Positionen berechnen. FreeBillGen bestimmt jedoch weder die rechtlich richtige Dokumentart noch verändert es die ausgestellte Rechnung.
- Auf die Originalrechnung verweisen
- Nennen Sie die Nummer der Originalrechnung, damit der Kunde die Belastung der unbezahlten Rechnung zuordnen kann.
- Gebühr als eigene Position ausweisen
- Führen Sie die Verzugsgebühr oder die Zinsen mit einer klaren Beschreibung und der Anzahl der Verzugstage als eigene Position auf.
- Neue Forderung eindeutig darstellen
- Geben Sie die separat berechnete Belastung, ihre Grundlage und eine etwaige neue Frist an, ohne die Originalrechnung umzuschreiben.
- Steuerliche Behandlung prüfen
- Klären Sie vor dem Hinzufügen von Umsatzsteuer, GST oder Verkaufssteuer, ob die Verzugsgebühr in Ihrem Land steuerpflichtig ist.
- Lückenlosen Prüfpfad aufbewahren
- Dokumentieren Sie das Anwendungsdatum und die Berechnung, damit Sie die Belastung bei einem Streit begründen können.
Fragen zu Verzugsgebühren
Kann ich eine Verzugsgebühr berechnen, wenn sie nicht in meinem Vertrag stand?
Eine vertragliche Gebühr hat eine solidere Grundlage, wenn der Kunde vor Abschluss der Vereinbarung eine zulässige Klausel akzeptiert hat. Ein Gesetz kann auch ohne eine solche Klausel Zinsen oder eine Entschädigung für Beitreibungskosten vorsehen, unter anderem für anspruchsberechtigte EU-Handelsforderungen nach nationalem Recht. Prüfen Sie vor der Berechnung den Anwendungsbereich und die Voraussetzungen.
Wie viel darf ich bei Zahlungsverzug rechtmäßig berechnen?
Es gibt keinen einheitlichen Betrag. Ermitteln Sie das anwendbare Recht, den Kundentyp und die Rechtsgrundlage und verwenden Sie anschließend den aktuellen amtlichen Zinssatz oder die zulässige vertragliche Berechnung. Verlassen Sie sich nicht auf eine allgemeine Tabelle mit Wuchergrenzen der Bundesstaaten und gehen Sie nicht davon aus, dass eine Gebühr gültig ist, nur weil sie Ihren Beitreibungskosten ähnelt.
Worin unterscheiden sich Verzugsgebühr und Zinsen?
Mit einer Verzugsgebühr ist üblicherweise ein fester Betrag gemeint, während Zinsen anhand eines Zinssatzes, des überfälligen Hauptbetrags und des Zinszeitraums berechnet werden. Ein Vertrag oder ein Gesetz kann die Begriffe anders definieren. Kombinieren Sie beides nur, wenn jede Belastung eine gültige Grundlage hat und das Gesamtergebnis zulässig ist.
Wie funktioniert die EU-Richtlinie zur Bekämpfung von Zahlungsverzug?
Die Richtlinie 2011/7/EU verpflichtet die Mitgliedstaaten, bei anspruchsberechtigten verspäteten Zahlungen im Geschäftsverkehr Zinsen und eine Entschädigung für Beitreibungskosten von mindestens 40 EUR vorzusehen, wenn ihre Voraussetzungen erfüllt sind. Verbrauchergeschäfte sind ausgeschlossen. B2B-Zahlungsfristen betragen grundsätzlich bis zu 60 Tage. Eine längere, ausdrücklich vereinbarte Frist kann jedoch Bestand haben, sofern sie nicht grob nachteilig ist.
Sind Verzugsgebühren in den USA zulässig?
Sie können zulässig sein, es gibt jedoch keine allgemeingültige Regel. Die Vorschriften der Bundesstaaten zu Verträgen, Zinsen, Wucher und Verbraucherschutz unterscheiden sich ebenso wie Ausnahmen und Rechtsbehelfe für geschäftliche Zwecke. Klären Sie vor dem Hinzufügen einer solchen Belastung, welches Recht eines Bundesstaates gilt und wie es diese konkrete Belastung behandelt.
Muss ich Umsatzsteuer oder Verkaufssteuer auf eine Verzugsgebühr berechnen?
Das hängt davon ab, wie das anwendbare Steuerrecht die Belastung und ihren Zusammenhang mit der ursprünglichen Leistung einordnet. Zinsen, Schadenersatz, Verwaltungsgebühren und Beitreibungskosten können unterschiedlich behandelt werden. Klären Sie die Vorschrift, bevor Sie Umsatzsteuer, GST oder Verkaufssteuer hinzufügen oder weglassen.