開始前你需要什麼
在你寫下任何一行之前，先蒐集發票所依賴的資料。事先備妥這些，能把開立發票變成兩分鐘就完成的事，而不是與客戶來回往返。
- 您的營業資料
- 您的商業名稱、地址、聯絡電子郵件，以及任何適用於您的登記或稅號。
- 您客戶’的資料
- 請款的名稱與地址，以及若對方是已登記企業時的稅號，這對跨境銷售很重要。
- 您要請款的內容
- 每項產品或服務的簡短描述，附上數量與單價。
- 適用的稅金
- 每一行的增值稅或銷售稅稅率，或在銷售為零稅率、免稅或逆向課稅時的註記。
- 日期與條件
- 您開立發票的日期，以及付款到期日（例如 14 或 30 天後）。
- 您希望的收款方式
- 您的銀行帳戶或 IBAN，或付款連結，讓客戶無須詢問即可結清。
如何用七個步驟製作發票
每一張發票，無論手寫或產生，都遵循相同的架構。按順序完成這些步驟，你最終會得到一份完整、專業的文件。
- 1. 加上表頭
- 在頂端放上「發票」字樣，以及您的商業名稱和標誌（若有的話），讓文件一眼就能辨識。
- 2. 加上您的資料和客戶’的資料
- 列出您的名稱、地址和稅號，然後是您請款的客戶。雙方都必須清楚標明。
- 3. 給它一個編號和日期
- 指派一個唯一的連續發票編號，並設定開立日期與付款到期日。
- 4. 列出明細項目
- 每項產品或服務一列：描述、數量、單價，以及該行小計。
- 5. 加上稅金和總額
- 將各行加總成小計，在適用時加上增值稅或銷售稅，並顯示最終應付金額。
- 6. 加上付款資料和條件
- 顯示如何以及在何時前付款：銀行資料或付款連結，再加上任何逾期付款條件。
- 7. 存成 PDF 並寄出
- 匯出 PDF（讓版面無法被更動）並以電子郵件寄給您的客戶，自己留存一份備查。
每張發票必須包含的內容
有些欄位是良好實務的問題；其他在大多數國家則是法律要求的。一張完整的發票載有發票字樣、唯一發票編號、開立日期、您的名稱與地址、您客戶’的名稱與地址、商品或服務的描述、應付金額，以及在適用時分開顯示的稅金。
若您已登記增值稅或相當的稅種，通常還必須顯示您的稅號、每一行的稅率與稅額，以及在歐盟（EU），跨境企業銷售上往往要顯示客戶’的增值稅號。把這些做對，正是讓發票對您的客戶有效以扣抵稅款、並讓您保有乾淨帳冊的關鍵。
如何計算總額與稅金
算術很簡單。每一行，將數量乘以單價得到該行小計。把各行小計加在一起得到小計（稅前金額）。然後套用稅金：將小計或每一行乘以相關稅率得到稅額，再加上去得到應付總額。
若您以一種以上的稅率銷售，請按稅率將各行分組，並分開顯示每一稅率的稅金，讓明細清楚。歐盟企業之間的跨境銷售往往採逆向課稅：您顯示不含增值稅的淨額，並加上一則註記說明由買方申報稅款。知道這些規則的工具會為您計算總額與正確的註記，這能消除最常見的發票錯誤來源。
發票編號與日期
給每張發票一個唯一、連續且不跳號的編號，例如 INV-0001、INV-0002，依此類推。一致的序列讓您的記錄易於追蹤，也是大多數稅務機關所期望的；跳號或重複會引發你不想要的疑問。
清楚顯示兩個日期：開立日期（您製作發票的時間）與到期日（預期付款的時間）。與其寫「收到即付」，不如載明具體條件，例如自開立日起 14 或 30 天。具體的到期日較易催收，也能讓您更快收到款項。
如何寄出發票並收款
將發票以 PDF 寄出，讓版面與總額在傳送途中無法被更改，並自己留存一份備查。電子郵件對大多數接案者與小型企業而言已足夠；附上 PDF，並寫一則簡短、友善的訊息，載明金額與到期日。
讓付款變得容易。直接在發票上附上您的銀行資料或付款連結，讓客戶無須詢問。提供明顯付款方式的發票，結清得明顯更快。若到期日過了，幾天後一則禮貌的提醒很正常，而且通常就足以解決。
應避免的常見錯誤
大多數發票問題來自少數幾個可避免的疏失。寄出前快速檢查一下，可省去日後尷尬的更正。
- 缺漏或重複的編號
- 重複使用編號或跳過序列，會使您的記錄難以對帳，並可能引發稅務查核。
- 沒有清楚的到期日
- 「收到即付」很含糊。具體日期能設定預期，並讓後續追蹤直截了當。
- 稅金錯誤或缺漏
- 收取錯誤的稅率，或在跨境銷售上忘記逆向課稅的註記，會使發票不合規。
- 明細描述含糊
- 只寫「服務」的明細行會招來疑問。請描述您交付了什麼，讓客戶能快速核准。
- 沒有付款資料
- 若客戶看不到如何付款，他們就不會付，至少不會準時。請務必顯示銀行資料或連結。
- 寄出可編輯的檔案
- 文書處理或試算表檔案可能被更動。請務必寄出 PDF。
常見問題
我需要軟體才能製作發票嗎？
不需要。您可以用文書處理或試算表製作發票，甚至手寫。軟體有助於連續編號、自動計算總額與稅金，以及產出乾淨的 PDF，但這並非必要。您也可以使用免帳號的免費線上產生器，例如本頁上的這一個。
發票必須包含哪些資訊？
至少要有：發票字樣、唯一發票編號、開立日期、您的名稱與地址、您客戶’的名稱與地址、商品或服務的描述、應付金額，以及在適用時分開顯示的稅金（例如增值稅）。許多國家會增加特定要求，例如已登記企業的增值稅號。
我該如何為發票編號？
為每張發票使用唯一、連續且不跳號的編號，例如 INV-0001 接著 INV-0002。一致的序列讓您的記錄易於追蹤，也是大多數稅務機關所期望的。
我必須收取增值稅或銷售稅嗎？
這取決於您所在何處、是否已登記，以及您的客戶在哪裡。若您已登記增值稅，通常會收取增值稅並顯示您的增值稅號；歐盟企業之間的跨境銷售往往採逆向課稅。請查證您所在國家的規定。
我可以免費製作發票嗎？
可以。您可以使用本頁上的產生器免費建立並下載一張專業發票，免帳號、無浮水印。您輸入的任何內容都不會被儲存。