開始前你需要甚麼
在你寫下任何一行之前，先收集發票所依賴的資訊。準備好這些資料，能把開立發票變成兩分鐘的工作，而非與客戶來回往返。
- 你的企業資料
- 你的商業名稱、地址、聯絡電郵，以及適用於你的任何登記或稅號。
- 你客戶的資料
- 開單的名稱和地址，以及客戶的稅號（如其為已登記企業），這對跨境銷售很重要。
- 你開單的內容
- 每項產品或服務的簡短描述，連同數量和單價。
- 適用的稅項
- 每行的 VAT 或銷售稅率，或在銷售屬零稅率、豁免或反向徵收時的註明。
- 日期與條款
- 你開立發票的日期，以及付款到期日（例如 14 或 30 日後）。
- 你希望如何收款
- 你的銀行賬戶或 IBAN，或付款連結，讓客戶無須詢問便能結賬。
如何分七步製作發票
每張發票，無論手寫或生成，都遵循相同的格式。按順序完成這些步驟，你便會得到一份完整、專業的文件。
- 1. 加上標頭
- 在頂部放上「發票」字樣，連同你的企業名稱和標誌（如有），讓文件一眼便可辨認。
- 2. 加上你的資料和客戶的資料
- 列出你的名稱、地址和稅號，然後是你開單的客戶。雙方都必須清楚標明。
- 3. 給它一個編號和日期
- 指派唯一、連續的發票編號，並設定開立日期和付款到期日。
- 4. 列出逐項細目
- 每項產品或服務一列：描述、數量、單價，以及該行總額。
- 5. 加上稅項和總額
- 把各行加總成小計，在適用時加上 VAT 或銷售稅，並顯示最終應付金額。
- 6. 加上付款資料和條款
- 顯示如何及於何時付款：銀行資料或付款連結，連同任何逾期付款條款。
- 7. 儲存為 PDF 並發送
- 匯出 PDF（讓版面無法被更改）並以電郵發給客戶，自己留一份副本以作記錄。
每張發票必須包含甚麼
某些欄位屬良好做法；其他則在大部分國家為法律所要求。一張完整的發票載有發票字樣、唯一發票編號、開立日期、你的名稱和地址、你客戶的名稱和地址、貨品或服務的描述、應付金額，以及在適用時分開顯示的稅項。
如你已登記 VAT 或同等稅項，通常還必須顯示你的稅號、每行的稅率和金額，而在歐盟，跨境企業銷售往往要顯示客戶的 VAT 號碼。把這些做對，正是讓發票對你客戶具效力以申索退稅、並讓你保持賬目清晰的關鍵。
如何計算總額和稅項
算術很簡單。就每一行，以數量乘以單價得出該行總額。把各行總額相加得出小計（稅前金額）。然後計稅：以小計或每一行乘以相關稅率得出稅額，再相加得出應付總額。
如你以多於一種稅率銷售，請按稅率把各行分組，並分開顯示每種稅率的稅項，讓分項清晰。歐盟企業之間的跨境銷售往往屬反向徵收：你顯示淨額而不含 VAT，並加上一句說明，指出由買方申報稅項。懂得這些規則的工具會為你計算總額和正確的註明，這消除了發票錯誤最常見的源頭。
發票編號與日期
給每張發票一個唯一、連續的編號，不留空缺，例如 INV-0001、INV-0002 等等。一致的序列讓你的記錄易於跟進，亦為大部分稅務機關所期望；空缺或重複會引來你不想要的疑問。
清楚顯示兩個日期：開立日期（你開立發票時）和到期日（預期付款時）。與其寫「收到即付」，不如列明具體條款，例如自開立日期起 14 或 30 日。具體的到期日更易催收，並讓你更快收款。
如何發送發票並收款
把發票作為 PDF 發送，讓版面和總額在傳送途中無法被更改，並自己留一份副本以作記錄。對大部分自由工作者和小企業而言，電郵已足夠；附上 PDF 並寫一段簡短友善的訊息，列明金額和到期日。
讓付款變得容易。把你的銀行資料或付款連結直接放在發票上，讓客戶無須詢問。提供明顯付款方式的發票，獲付明顯更快。如到期日已過，數日後一封禮貌的提醒屬正常，而且通常便已足夠。
應避免的常見錯誤
大部分發票問題源於少數可避免的疏忽。發送前快速檢查，可省卻日後尷尬的更正。
- 缺少或重複的編號
- 重用編號或跳過序列會令你的記錄難以對賬，並可能觸發稅務審查。
- 沒有清晰的到期日
- 「收到即付」很含糊。具體日期設定了預期，並令跟進變得直接。
- 稅項錯誤或缺失
- 收取錯誤稅率，或在跨境銷售上忘記反向徵收註明，會令發票不合規。
- 逐項描述含糊
- 僅寫「服務」的一行會引來疑問。描述你交付了甚麼，讓客戶能快速審批。
- 沒有付款資料
- 如客戶看不到如何付款，他們便不會付款，至少不會準時。請務必顯示銀行資料或連結。
- 發送可編輯檔案
- 文字處理或試算表檔案可被更改。請務必發送 PDF。
常見問題
我需要軟件來製作發票嗎？
不需要。你可以用文字處理器或試算表製作發票，甚至手寫。軟件有助連續編號、自動計算總額和稅項，以及製作整潔的 PDF，但並非必須。你亦可使用無須開戶的免費網上生成器，例如本頁上的這個。
發票必須包含甚麼資訊？
最少要有：「發票」字樣、唯一發票編號、開立日期、你的名稱和地址、你客戶的名稱和地址、貨品或服務的描述、應付金額，以及在適用時分開顯示的稅項（例如 VAT）。許多國家會加上特定要求，例如已登記企業的 VAT 號碼。
我應該如何為發票編號？
為每張發票使用唯一、連續的編號，不留空缺，例如 INV-0001 然後 INV-0002。一致的序列讓你的記錄易於跟進，亦為大部分稅務機關所期望。
我必須收取 VAT 或銷售稅嗎？
視乎你身處何地、你是否已登記，以及你客戶身處何地而定。如你已登記 VAT，通常會收取 VAT 並顯示你的 VAT 號碼；歐盟企業之間的跨境銷售往往採用反向徵收。請查核你所在國家的規則。
我可以免費製作發票嗎？
可以。你可以使用本頁上的生成器免費製作和下載一張專業發票，無須開戶、沒有浮水印。你輸入的任何內容都不會被儲存。