สิ่งที่คุณต้องมีก่อนเริ่มต้น
ก่อนที่คุณจะเขียนบรรทัดเดียว ให้รวบรวมข้อมูลที่ใบแจ้งหนี้ต้องอาศัย การมีข้อมูลพร้อมเปลี่ยนการออกใบแจ้งหนี้ให้เป็นงานสองนาทีแทนที่จะเป็นการโต้ตอบไปมากับลูกค้าของคุณ
- รายละเอียดธุรกิจของคุณ
- ชื่อทางการค้า ที่อยู่ อีเมลติดต่อ และเลขทะเบียนหรือเลขประจำตัวผู้เสียภาษีใดๆ ที่ใช้กับคุณ
- รายละเอียดของลูกค้าคุณ
- ชื่อและที่อยู่ที่จะเรียกเก็บเงิน และเลขประจำตัวผู้เสียภาษีของพวกเขาหากเป็นธุรกิจที่จดทะเบียน ซึ่งสำคัญสำหรับการขายข้ามพรมแดน
- สิ่งที่คุณเรียกเก็บเงิน
- คำอธิบายสั้นๆ ของแต่ละสินค้าหรือบริการ พร้อมจำนวนและราคาต่อหน่วย
- ภาษีที่ใช้บังคับ
- อัตรา VAT หรือภาษีขายสำหรับแต่ละบรรทัด หรือบันทึกหากการขายเป็นอัตราศูนย์ ยกเว้น หรือโอนภาระภาษี
- วันที่และเงื่อนไข
- วันที่คุณออกใบแจ้งหนี้และวันครบกำหนดชำระเงิน (เช่น 14 หรือ 30 วันต่อมา)
- วิธีที่คุณต้องการรับชำระเงิน
- บัญชีธนาคารหรือ IBAN ของคุณ หรือลิงก์ชำระเงิน เพื่อให้ลูกค้าชำระได้โดยไม่ต้องถามว่าอย่างไร
วิธีทำใบแจ้งหนี้ในเจ็ดขั้นตอน
ใบแจ้งหนี้ทุกใบ ไม่ว่าจะเขียนด้วยมือหรือสร้างขึ้น เป็นไปตามรูปแบบเดียวกัน ทำตามขั้นตอนเหล่านี้ตามลำดับ แล้วคุณจะได้เอกสารที่ครบถ้วนและดูเป็นมืออาชีพ
- 1. เพิ่มส่วนหัว
- ใส่คำว่าใบแจ้งหนี้ที่ด้านบน พร้อมชื่อธุรกิจและโลโก้ของคุณหากมี เพื่อให้เอกสารจดจำได้ทันที
- 2. เพิ่มรายละเอียดของคุณและของลูกค้า
- ระบุชื่อ ที่อยู่ และเลขประจำตัวผู้เสียภาษีของคุณ จากนั้นลูกค้าที่คุณเรียกเก็บเงิน ทั้งสองฝ่ายต้องระบุให้ชัดเจน
- 3. ให้เลขและวันที่
- กำหนดเลขที่ใบแจ้งหนี้ที่ไม่ซ้ำกันตามลำดับและตั้งวันที่ออกและวันครบกำหนดชำระเงิน
- 4. แสดงรายการ
- หนึ่งแถวต่อหนึ่งสินค้าหรือบริการ: คำอธิบาย จำนวน ราคาต่อหน่วย และยอดรวมของบรรทัด
- 5. เพิ่มภาษีและยอดรวม
- รวมบรรทัดเป็นยอดรวมย่อย เพิ่ม VAT หรือภาษีขายในที่ที่ใช้บังคับ และแสดงจำนวนสุดท้ายที่ต้องชำระ
- 6. เพิ่มรายละเอียดและเงื่อนไขการชำระเงิน
- แสดงวิธีและเวลาในการชำระเงิน: รายละเอียดธนาคารหรือลิงก์ชำระเงิน พร้อมเงื่อนไขการชำระเงินล่าช้าใดๆ
- 7. บันทึกเป็น PDF และส่ง
- ส่งออก PDF (เพื่อให้เปลี่ยนเค้าโครงไม่ได้) และอีเมลให้ลูกค้า โดยเก็บสำเนาไว้สำหรับบันทึกของคุณ
สิ่งที่ใบแจ้งหนี้ทุกใบต้องมี
บางฟิลด์เป็นเรื่องของแนวปฏิบัติที่ดี ฟิลด์อื่นๆ เป็นข้อกำหนดตามกฎหมายในประเทศส่วนใหญ่ ใบแจ้งหนี้ที่ครบถ้วนมีคำว่าใบแจ้งหนี้ เลขที่ใบแจ้งหนี้ที่ไม่ซ้ำกัน วันที่ออก ชื่อและที่อยู่ของคุณ ชื่อและที่อยู่ของลูกค้าของคุณ คำอธิบายของสินค้าหรือบริการ จำนวนที่ต้องชำระ และภาษีที่แสดงแยกต่างหากในที่ที่ใช้บังคับ
หากคุณจดทะเบียน VAT หรือภาษีที่เทียบเท่า โดยปกติคุณต้องแสดงเลขประจำตัวผู้เสียภาษีของคุณด้วย อัตราภาษีและจำนวนสำหรับแต่ละบรรทัด และในสหภาพยุโรปมักต้องมีเลข VAT ของลูกค้าในการขายธุรกิจข้ามพรมแดน การทำสิ่งเหล่านี้ให้ถูกต้องคือสิ่งที่ทำให้ใบแจ้งหนี้ใช้ได้สำหรับลูกค้าของคุณในการขอคืนภาษีและสำหรับคุณในการทำบัญชีที่สะอาด
วิธีคำนวณยอดรวมและภาษี
การคำนวณนั้นเรียบง่าย สำหรับแต่ละบรรทัด ให้คูณจำนวนด้วยราคาต่อหน่วยเพื่อให้ได้ยอดรวมของบรรทัด รวมยอดรวมของบรรทัดเข้าด้วยกันเพื่อให้ได้ยอดรวมย่อย (จำนวนก่อนภาษี) จากนั้นใช้ภาษี: คูณยอดรวมย่อย หรือแต่ละบรรทัด ด้วยอัตราที่เกี่ยวข้องเพื่อให้ได้จำนวนภาษี และเพิ่มเข้าไปเพื่อให้ได้ยอดรวมที่ต้องชำระ
หากคุณขายในอัตราภาษีมากกว่าหนึ่งอัตรา ให้จัดกลุ่มบรรทัดตามอัตราและแสดงภาษีของแต่ละอัตราแยกต่างหาก เพื่อให้การแยกรายละเอียดชัดเจน การขายข้ามพรมแดนระหว่างธุรกิจในสหภาพยุโรปมักเป็นการโอนภาระภาษี: คุณแสดงจำนวนสุทธิโดยไม่มี VAT และเพิ่มบันทึกว่าผู้ซื้อเป็นผู้รับผิดชอบภาษี เครื่องมือที่รู้กฎเหล่านี้คำนวณยอดรวมและบันทึกที่ถูกต้องให้คุณ ซึ่งขจัดแหล่งที่มาที่พบบ่อยที่สุดของข้อผิดพลาดในใบแจ้งหนี้
เลขที่ใบแจ้งหนี้และวันที่
ให้ใบแจ้งหนี้ทุกใบมีเลขที่ไม่ซ้ำกันตามลำดับโดยไม่มีช่องว่าง เช่น INV-0001, INV-0002 และต่อไปเรื่อยๆ ชุดที่สม่ำเสมอทำให้บันทึกของคุณติดตามง่ายและเป็นที่คาดหมายโดยหน่วยงานภาษีส่วนใหญ่ ช่องว่างหรือเลขซ้ำทำให้เกิดคำถามที่คุณไม่ต้องการ
แสดงสองวันที่อย่างชัดเจน: วันที่ออก (เมื่อคุณออกใบแจ้งหนี้) และวันครบกำหนด (เมื่อคาดว่าจะได้รับชำระเงิน) แทนที่จะเขียนว่า "ครบกำหนดเมื่อได้รับ" ให้ระบุเงื่อนไขที่เป็นรูปธรรม เช่น 14 หรือ 30 วันนับจากวันที่ออก วันครบกำหนดที่เฉพาะเจาะจงติดตามได้ง่ายกว่าและทำให้คุณได้รับชำระเร็วขึ้น
วิธีส่งใบแจ้งหนี้และรับชำระเงิน
ส่งใบแจ้งหนี้เป็นPDFเพื่อให้เปลี่ยนเค้าโครงและยอดรวมระหว่างทางไม่ได้ และเก็บสำเนาไว้สำหรับบันทึกของคุณ อีเมลใช้ได้กับฟรีแลนซ์และธุรกิจขนาดเล็กส่วนใหญ่ แนบ PDF และเขียนข้อความสั้นๆ ที่เป็นมิตรพร้อมจำนวนและวันครบกำหนด
ทำให้การชำระเงินง่าย ใส่รายละเอียดธนาคารหรือลิงก์ชำระเงินของคุณไว้บนใบแจ้งหนี้โดยตรงเพื่อให้ลูกค้าไม่ต้องถาม ใบแจ้งหนี้ที่เสนอวิธีชำระเงินที่ชัดเจนได้รับการชำระเร็วขึ้นอย่างเห็นได้ชัด หากวันครบกำหนดผ่านไป การเตือนอย่างสุภาพสองสามวันต่อมาเป็นเรื่องปกติและมักเป็นทั้งหมดที่ต้องทำ
ข้อผิดพลาดที่พบบ่อยที่ควรหลีกเลี่ยง
ปัญหาใบแจ้งหนี้ส่วนใหญ่มาจากความผิดพลาดเล็กน้อยที่หลีกเลี่ยงได้ไม่กี่อย่าง การตรวจสอบอย่างรวดเร็วก่อนส่งช่วยประหยัดการแก้ไขที่อึดอัดในภายหลัง
- เลขที่ขาดหายหรือซ้ำกัน
- การใช้เลขซ้ำหรือข้ามชุดทำให้บันทึกของคุณกระทบยอดได้ยากและอาจกระตุ้นการตรวจสอบภาษี
- ไม่มีวันครบกำหนดที่ชัดเจน
- "ครบกำหนดเมื่อได้รับ" คลุมเครือ วันที่เฉพาะเจาะจงตั้งความคาดหวังและทำให้การติดตามตรงไปตรงมา
- ภาษีผิดหรือขาดหาย
- การคิดอัตราที่ผิด หรือลืมบันทึกการโอนภาระภาษีในการขายข้ามพรมแดน ทำให้ใบแจ้งหนี้ไม่เป็นไปตามข้อกำหนด
- คำอธิบายบรรทัดที่คลุมเครือ
- บรรทัดที่เขียนเพียง "บริการ" เชิญชวนคำถาม อธิบายสิ่งที่คุณส่งมอบเพื่อให้ลูกค้าอนุมัติได้อย่างรวดเร็ว
- ไม่มีรายละเอียดการชำระเงิน
- หากลูกค้าไม่เห็นวิธีชำระเงิน พวกเขาจะไม่ชำระ อย่างน้อยก็ไม่ตรงเวลา แสดงรายละเอียดธนาคารหรือลิงก์เสมอ
- การส่งไฟล์ที่แก้ไขได้
- ไฟล์โปรแกรมประมวลผลคำหรือสเปรดชีตสามารถถูกแก้ไขได้ ส่ง PDF เสมอ
คำถามที่พบบ่อย
ฉันจำเป็นต้องใช้ซอฟต์แวร์เพื่อทำใบแจ้งหนี้หรือไม่?
ไม่ คุณสามารถทำใบแจ้งหนี้ในโปรแกรมประมวลผลคำหรือสเปรดชีต หรือแม้แต่ด้วยมือ ซอฟต์แวร์ช่วยเรื่องการให้เลขตามลำดับ ยอดรวมและภาษีอัตโนมัติ และ PDF ที่เรียบร้อย แต่ไม่จำเป็น คุณยังสามารถใช้เครื่องสร้างออนไลน์ฟรีโดยไม่ต้องมีบัญชี เช่นเครื่องในหน้านี้
ใบแจ้งหนี้ต้องมีข้อมูลอะไรบ้าง?
อย่างน้อยที่สุด: คำว่าใบแจ้งหนี้ เลขที่ใบแจ้งหนี้ที่ไม่ซ้ำกัน วันที่ออก ชื่อและที่อยู่ของคุณ ชื่อและที่อยู่ของลูกค้าคุณ คำอธิบายของสินค้าหรือบริการ จำนวนที่ต้องชำระ และภาษี (เช่น VAT) ที่แสดงแยกต่างหากในที่ที่ใช้บังคับ หลายประเทศเพิ่มข้อกำหนดเฉพาะ เช่น เลข VAT สำหรับธุรกิจที่จดทะเบียน
ฉันควรให้เลขใบแจ้งหนี้อย่างไร?
ใช้เลขที่ไม่ซ้ำกันตามลำดับสำหรับทุกใบแจ้งหนี้ โดยไม่มีช่องว่าง เช่น INV-0001 จากนั้น INV-0002 ชุดที่สม่ำเสมอทำให้บันทึกของคุณติดตามง่ายและเป็นที่คาดหมายโดยหน่วยงานภาษีส่วนใหญ่
ฉันต้องคิด VAT หรือภาษีขายหรือไม่?
ขึ้นอยู่กับว่าคุณตั้งอยู่ที่ไหน ว่าคุณจดทะเบียนหรือไม่ และว่าลูกค้าของคุณอยู่ที่ไหน หากคุณจดทะเบียน VAT คุณมักคิด VAT และแสดงเลข VAT ของคุณ การขายข้ามพรมแดนระหว่างธุรกิจในสหภาพยุโรปมักใช้การโอนภาระภาษี ตรวจสอบกฎสำหรับประเทศของคุณ
ฉันสามารถทำใบแจ้งหนี้ฟรีได้หรือไม่?
ได้ คุณสามารถสร้างและดาวน์โหลดใบแจ้งหนี้ที่ดูเป็นมืออาชีพได้ฟรี โดยไม่ต้องมีบัญชีและไม่มีลายน้ำ โดยใช้เครื่องสร้างในหน้านี้ ไม่มีการจัดเก็บสิ่งที่คุณกรอก