Apa yang anda perlukan sebelum memulakan
Sebelum anda menulis satu baris pun, kumpulkan maklumat yang bergantung pada invois. Mempunyainya sedia menjadikan penginvoisan kerja dua minit dan bukannya berbalas-balas dengan pelanggan anda.
- Butiran perniagaan anda
- Nama dagang anda, alamat, e-mel hubungan, dan sebarang nombor pendaftaran atau cukai yang berkenaan dengan anda.
- Butiran pelanggan anda
- Nama dan alamat untuk dibilkan, dan nombor cukai mereka jika mereka perniagaan berdaftar, yang penting untuk jualan merentas sempadan.
- Apa yang anda bilkan
- Penerangan ringkas setiap produk atau perkhidmatan, dengan kuantiti dan harga seunit.
- Cukai yang dikenakan
- Kadar VAT atau cukai jualan untuk setiap baris, atau nota jika jualan itu berkadar sifar, dikecualikan, atau caj balik.
- Tarikh dan terma
- Tarikh anda mengeluarkan invois dan tarikh pembayaran perlu dibayar (sebagai contoh 14 atau 30 hari kemudian).
- Cara anda mahu dibayar
- Akaun bank atau IBAN anda, atau pautan pembayaran, supaya pelanggan boleh menjelaskan tanpa bertanya bagaimana.
Cara membuat invois dalam tujuh langkah
Setiap invois, sama ada ditulis tangan atau dijana, mengikut bentuk yang sama. Lalui langkah-langkah ini mengikut urutan dan anda akan berakhir dengan dokumen yang lengkap dan profesional.
- 1. Tambah pengepala
- Letakkan perkataan Invois di bahagian atas, bersama-sama nama perniagaan dan logo anda jika ada, supaya dokumen serta-merta dikenali.
- 2. Tambah butiran anda dan butiran pelanggan
- Senaraikan nama, alamat dan nombor cukai anda, kemudian pelanggan yang anda bilkan. Kedua-dua pihak mesti dikenal pasti dengan jelas.
- 3. Beri ia nombor dan tarikh
- Tetapkan nombor invois yang unik dan berturutan serta tetapkan tarikh dikeluarkan dan tarikh pembayaran perlu dibayar.
- 4. Senaraikan item baris
- Satu baris setiap produk atau perkhidmatan: penerangan, kuantiti, harga seunit, dan jumlah baris.
- 5. Tambah cukai dan jumlah
- Jumlahkan baris kepada subjumlah, tambah VAT atau cukai jualan di mana ia dikenakan, dan tunjukkan amaun akhir yang perlu dibayar.
- 6. Tambah butiran dan terma pembayaran
- Tunjukkan cara dan menjelang bila membayar: butiran bank atau pautan pembayaran, ditambah sebarang terma pembayaran lewat.
- 7. Simpan sebagai PDF dan hantar
- Eksport PDF (supaya susun atur tidak boleh diubah) dan e-melkannya kepada pelanggan anda, simpan salinan untuk rekod anda.
Apa yang mesti disertakan oleh setiap invois
Sesetengah medan ialah perkara amalan baik; yang lain dikehendaki dari segi undang-undang di kebanyakan negara. Invois yang lengkap membawa perkataan Invois, nombor invois yang unik, tarikh dikeluarkan, nama dan alamat anda, nama dan alamat pelanggan anda, penerangan barang atau perkhidmatan, amaun yang perlu dibayar, dan cukai yang ditunjukkan secara berasingan di mana ia dikenakan.
Jika anda berdaftar untuk VAT atau cukai yang setara, anda biasanya juga mesti menunjukkan nombor cukai anda, kadar cukai dan amaun untuk setiap baris, dan di EU selalunya nombor VAT pelanggan pada jualan perniagaan merentas sempadan. Mendapatkan ini betul ialah apa yang menjadikan invois sah untuk pelanggan anda menuntut semula cukai dan untuk anda menyimpan buku yang kemas.
Cara mengira jumlah dan cukai
Aritmetiknya mudah. Untuk setiap baris, darab kuantiti dengan harga seunit untuk mendapat jumlah baris. Tambah jumlah baris bersama-sama untuk mendapat subjumlah (amaun sebelum cukai). Kemudian kenakan cukai: darab subjumlah, atau setiap baris, dengan kadar yang berkaitan untuk mendapat amaun cukai, dan tambahkannya untuk mencapai jumlah yang perlu dibayar.
Jika anda menjual pada lebih daripada satu kadar cukai, kumpulkan baris mengikut kadar dan tunjukkan cukai setiap kadar secara berasingan, supaya pecahannya jelas. Jualan merentas sempadan antara perniagaan EU sering merupakan caj balik: anda menunjukkan amaun bersih tanpa VAT dan menambah nota bahawa pembeli mengakaunkan cukai. Alat yang tahu peraturan ini mengira jumlah dan nota yang betul untuk anda, yang menghapuskan punca paling biasa ralat invois.
Nombor dan tarikh invois
Beri setiap invois nombor unik dan berturutan tanpa jurang, seperti INV-0001, INV-0002, dan seterusnya. Siri yang konsisten memastikan rekod anda mudah diikuti dan dijangka oleh kebanyakan pihak berkuasa cukai; jurang atau pendua menimbulkan soalan yang anda tidak mahukan.
Tunjukkan dua tarikh dengan jelas: tarikh dikeluarkan (apabila anda menghasilkan invois) dan tarikh perlu dibayar (apabila pembayaran dijangka). Daripada menulis “perlu dibayar semasa diterima,” nyatakan terma konkrit seperti 14 atau 30 hari dari tarikh dikeluarkan. Tarikh perlu dibayar yang khusus lebih mudah dikejar dan membuat anda dibayar lebih cepat.
Cara menghantar invois anda dan dibayar
Hantar invois sebagai PDF supaya susun atur dan jumlah tidak boleh diubah dalam perjalanan, dan simpan salinan untuk rekod anda. E-mel memadai untuk kebanyakan pekerja bebas dan perniagaan kecil; lampirkan PDF dan tulis mesej ringkas dan mesra dengan amaun dan tarikh perlu dibayar.
Jadikan pembayaran mudah. Sertakan butiran bank atau pautan pembayaran anda terus pada invois supaya pelanggan tidak perlu bertanya. Invois yang menawarkan cara membayar yang jelas dijelaskan dengan ketara lebih cepat. Jika tarikh perlu dibayar berlalu, peringatan sopan beberapa hari kemudian adalah biasa dan biasanya itu sahaja yang diperlukan.
Kesilapan biasa yang patut dielakkan
Kebanyakan masalah invois datang daripada segelintir kesilapan yang boleh dielakkan. Semakan pantas sebelum anda menghantar menjimatkan pembetulan yang janggal kemudian.
- Nombor yang hilang atau pendua
- Menggunakan semula nombor atau melangkau siri menjadikan rekod anda sukar diselaraskan dan boleh menanda semakan cukai.
- Tiada tarikh perlu dibayar yang jelas
- “Perlu dibayar semasa diterima” adalah samar. Tarikh yang khusus menetapkan jangkaan dan menjadikan susulan mudah.
- Cukai salah atau hilang
- Mengenakan kadar yang salah, atau terlupa nota caj balik pada jualan merentas sempadan, menjadikan invois tidak mematuhi peraturan.
- Penerangan baris yang samar
- Baris yang hanya menyebut “perkhidmatan” menjemput soalan. Terangkan apa yang anda sampaikan supaya pelanggan boleh meluluskannya dengan cepat.
- Tiada butiran pembayaran
- Jika pelanggan tidak dapat melihat cara membayar, mereka tidak akan, sekurang-kurangnya tidak tepat pada masanya. Sentiasa tunjukkan butiran bank atau pautan.
- Menghantar fail yang boleh diedit
- Fail pemproses perkataan atau hamparan boleh diubah. Sentiasa hantar PDF.
Soalan lazim
Adakah saya perlukan perisian untuk membuat invois?
Tidak. Anda boleh membuat invois dalam pemproses perkataan atau hamparan, atau bahkan dengan tangan. Perisian membantu dengan penomboran berturutan, jumlah dan cukai automatik, dan PDF yang kemas, tetapi ia tidak diperlukan. Anda juga boleh menggunakan penjana dalam talian percuma tanpa akaun, seperti yang ada pada halaman ini.
Maklumat apa yang mesti disertakan oleh invois?
Sekurang-kurangnya: perkataan Invois, nombor invois yang unik, tarikh dikeluarkan, nama dan alamat anda, nama dan alamat pelanggan anda, penerangan barang atau perkhidmatan, amaun yang perlu dibayar, dan cukai (seperti VAT) yang ditunjukkan secara berasingan di mana ia dikenakan. Banyak negara menambah keperluan khusus, seperti nombor VAT untuk perniagaan berdaftar.
Bagaimana saya patut menomborkan invois saya?
Gunakan nombor unik dan berturutan untuk setiap invois, tanpa jurang, sebagai contoh INV-0001 kemudian INV-0002. Siri yang konsisten menjadikan rekod anda mudah diikuti dan dijangka oleh kebanyakan pihak berkuasa cukai.
Adakah saya perlu mengenakan VAT atau cukai jualan?
Ia bergantung pada di mana anda berpangkalan, sama ada anda berdaftar, dan di mana pelanggan anda berada. Jika anda berdaftar VAT, anda biasanya mengenakan VAT dan menunjukkan nombor VAT anda; jualan merentas sempadan antara perniagaan EU sering menggunakan caj balik. Semak peraturan untuk negara anda.
Bolehkah saya membuat invois secara percuma?
Boleh. Anda boleh mencipta dan memuat turun invois profesional secara percuma, tanpa akaun dan tanpa tera air, menggunakan penjana pada halaman ini. Tiada apa yang anda masukkan disimpan.