ഒരു ഇൻവോയ്സ് എങ്ങനെ ഉണ്ടാക്കാം, ഘട്ടം ഘട്ടമായി

ആരംഭിക്കുന്നതിന് മുമ്പ് നിങ്ങൾക്ക് ആവശ്യമുള്ളത്

ഒരൊറ്റ വരി എഴുതുന്നതിന് മുമ്പ്, ഒരു ഇൻവോയ്സ് ആശ്രയിക്കുന്ന വിവരം ശേഖരിക്കുക. ഇത് തയ്യാറാക്കിയിരിക്കുന്നത് ഇൻവോയ്സിംഗ് നിങ്ങളുടെ ക്ലയന്റുമായുള്ള മുന്നോട്ടും പിന്നോട്ടും ഇല്ലാതെ രണ്ട് മിനിറ്റ് ജോലിയാക്കി മാറ്റുന്നു.

നിങ്ങളുടെ ബിസിനസ് വിശദാംശങ്ങൾ

നിങ്ങളുടെ ട്രേഡിംഗ് പേര്, വിലാസം, ബന്ധപ്പെടാനുള്ള ഇമെയിൽ, നിങ്ങൾക്ക് ബാധകമായ ഏതെങ്കിലും രജിസ്ട്രേഷൻ അല്ലെങ്കിൽ നികുതി നമ്പർ.

നിങ്ങളുടെ ക്ലയന്റിന്റെ വിശദാംശങ്ങൾ

ബിൽ ചെയ്യാനുള്ള പേരും വിലാസവും, അവർ ഒരു രജിസ്റ്റർ ചെയ്ത ബിസിനസാണെങ്കിൽ അവരുടെ നികുതി നമ്പറും, ഇത് ക്രോസ്-ബോർഡർ വിൽപ്പനയ്ക്ക് പ്രധാനമാണ്.

നിങ്ങൾ എന്തിനാണ് ബിൽ ചെയ്യുന്നത്

ഓരോ ഉൽപ്പന്നത്തിന്റെയും സർവീസിന്റെയും ഒരു ചെറിയ വിവരണം, എണ്ണവും യൂണിറ്റിന് വിലയും സഹിതം.

ബാധകമായ നികുതി

ഓരോ ലൈനിനുമുള്ള VAT അല്ലെങ്കിൽ വിൽപ്പന-നികുതി നിരക്ക്, അല്ലെങ്കിൽ വിൽപ്പന സീറോ-റേറ്റഡ്, ഒഴിവാക്കിയത്, അല്ലെങ്കിൽ റിവേഴ്സ് ചാർജ് ആണെങ്കിൽ ഒരു കുറിപ്പ്.

തീയതികളും വ്യവസ്ഥകളും

നിങ്ങൾ ഇൻവോയ്സ് ഇഷ്യൂ ചെയ്യുന്ന തീയതിയും പണമടയ്ക്കേണ്ട തീയതിയും (ഉദാഹരണത്തിന് 14 അല്ലെങ്കിൽ 30 ദിവസത്തിന് ശേഷം).

നിങ്ങൾക്ക് എങ്ങനെ പണം ലഭിക്കണം

നിങ്ങളുടെ ബാങ്ക് അക്കൗണ്ട് അല്ലെങ്കിൽ IBAN, അല്ലെങ്കിൽ ഒരു പണമടയ്ക്കൽ ലിങ്ക്, അങ്ങനെ ക്ലയന്റിന് എങ്ങനെയെന്ന് ചോദിക്കാതെ തീർപ്പാക്കാം.

ഏഴ് ഘട്ടങ്ങളിൽ ഒരു ഇൻവോയ്സ് എങ്ങനെ ഉണ്ടാക്കാം

കൈകൊണ്ട് എഴുതിയതോ ജനറേറ്റ് ചെയ്തതോ ആയ എല്ലാ ഇൻവോയ്സും അതേ ആകൃതി പിന്തുടരുന്നു. ഈ ഘട്ടങ്ങൾ ക്രമത്തിൽ ചെയ്യുക, അപ്പോൾ നിങ്ങൾക്ക് ഒരു പൂർണ്ണമായ, പ്രൊഫഷണൽ രേഖ ലഭിക്കും.

1. ഒരു ഹെഡർ ചേർക്കുക

മുകളിൽ ഇൻവോയ്സ് എന്ന വാക്ക് ഇടുക, നിങ്ങളുടെ ബിസിനസ് പേരും ഉണ്ടെങ്കിൽ ലോഗോയും സഹിതം, അങ്ങനെ രേഖ ഉടനെ തിരിച്ചറിയാം.

2. നിങ്ങളുടെ വിശദാംശങ്ങളും ക്ലയന്റിന്റേതും ചേർക്കുക

നിങ്ങളുടെ പേര്, വിലാസം, നികുതി നമ്പർ പട്ടികപ്പെടുത്തുക, പിന്നെ നിങ്ങൾ ബിൽ ചെയ്യുന്ന ക്ലയന്റ്. ഇരുകക്ഷികളും വ്യക്തമായി തിരിച്ചറിയണം.

3. ഇതിന് ഒരു നമ്പറും തീയതികളും നൽകുക

ഒരു അദ്വിതീയ, ക്രമമായ ഇൻവോയ്സ് നമ്പർ നൽകുകയും ഇഷ്യൂ ചെയ്ത തീയതിയും പണമടയ്ക്കേണ്ട തീയതിയും സജ്ജമാക്കുകയും ചെയ്യുക.

4. ലൈൻ ഇനങ്ങൾ പട്ടികപ്പെടുത്തുക

ഓരോ ഉൽപ്പന്നത്തിനോ സർവീസിനോ ഒരു വരി: വിവരണം, എണ്ണം, യൂണിറ്റ് വില, ലൈൻ ആകെത്തുക.

5. നികുതിയും ആകെത്തുകകളും ചേർക്കുക

ലൈനുകൾ ഒരു സബ്ടോട്ടലിലേക്ക് കൂട്ടുക, ബാധകമാകുന്നിടത്ത് VAT അല്ലെങ്കിൽ വിൽപ്പന നികുതി ചേർക്കുക, അന്തിമ അടയ്ക്കേണ്ട തുക കാണിക്കുക.

6. പണമടയ്ക്കൽ വിശദാംശങ്ങളും വ്യവസ്ഥകളും ചേർക്കുക

എങ്ങനെ, എപ്പോഴേക്കും അടയ്ക്കണമെന്ന് കാണിക്കുക: ബാങ്ക് വിശദാംശങ്ങൾ അല്ലെങ്കിൽ ഒരു പണമടയ്ക്കൽ ലിങ്ക്, പ്ലസ് ഏതെങ്കിലും വൈകിയ പണമടയ്ക്കൽ വ്യവസ്ഥകൾ.

7. ഇത് ഒരു PDF ആയി സേവ് ചെയ്ത് അയയ്ക്കുക

ഒരു PDF കയറ്റുമതി ചെയ്യുക (അങ്ങനെ ലേഔട്ട് മാറ്റാൻ കഴിയില്ല) അത് നിങ്ങളുടെ ക്ലയന്റിന് ഇമെയിൽ ചെയ്യുക, നിങ്ങളുടെ രേഖകൾക്കായി ഒരു പകർപ്പ് സൂക്ഷിക്കുക.

ഓരോ ഇൻവോയ്സിലും ഉൾപ്പെടേണ്ടത്

ചില ഫീൽഡുകൾ നല്ല സമ്പ്രദായത്തിന്റെ കാര്യമാണ്; മറ്റുള്ളവ മിക്ക രാജ്യങ്ങളിലും നിയമപരമായി ആവശ്യമാണ്. ഒരു പൂർണ്ണമായ ഇൻവോയ്സ് ഇൻവോയ്സ് എന്ന വാക്ക്, ഒരു അദ്വിതീയ ഇൻവോയ്സ് നമ്പർ, ഇഷ്യൂ ചെയ്ത തീയതി, നിങ്ങളുടെ പേരും വിലാസവും, നിങ്ങളുടെ ക്ലയന്റിന്റെ പേരും വിലാസവും, ചരക്കുകളുടെ അല്ലെങ്കിൽ സർവീസുകളുടെ ഒരു വിവരണം, അടയ്ക്കേണ്ട തുക, ബാധകമാകുന്നിടത്ത് പ്രത്യേകം കാണിച്ച നികുതി എന്നിവ വഹിക്കുന്നു.

നിങ്ങൾ VAT അല്ലെങ്കിൽ തുല്യമായ ഒരു നികുതിക്ക് രജിസ്റ്റർ ചെയ്തിട്ടുണ്ടെങ്കിൽ, സാധാരണയായി നിങ്ങൾ നിങ്ങളുടെ നികുതി നമ്പർ, ഓരോ ലൈനിനുമുള്ള നികുതി നിരക്കും തുകയും, EU-ൽ പലപ്പോഴും ക്രോസ്-ബോർഡർ ബിസിനസ് വിൽപ്പനയിൽ ക്ലയന്റിന്റെ VAT നമ്പറും കാണിക്കണം. ഇവ ശരിയാക്കുന്നതാണ് നിങ്ങളുടെ ക്ലയന്റിന് നികുതി തിരികെ ക്ലെയിം ചെയ്യാനും നിങ്ങൾക്ക് വൃത്തിയുള്ള ബുക്കുകൾ സൂക്ഷിക്കാനും ഒരു ഇൻവോയ്സ് സാധുവാക്കുന്നത്.

ആകെത്തുകകളും നികുതിയും എങ്ങനെ കണക്കാക്കാം

ഗണിതം ലളിതമാണ്. ഓരോ ലൈനിനും, ലൈൻ ആകെത്തുക ലഭിക്കാൻ എണ്ണം യൂണിറ്റ് വില കൊണ്ട് ഗുണിക്കുക. സബ്ടോട്ടൽ (നികുതിക്ക് മുമ്പുള്ള തുക) ലഭിക്കാൻ ലൈൻ ആകെത്തുകകൾ ഒരുമിച്ച് കൂട്ടുക. പിന്നെ നികുതി പ്രയോഗിക്കുക: നികുതി തുക ലഭിക്കാൻ സബ്ടോട്ടൽ, അല്ലെങ്കിൽ ഓരോ ലൈനും, പ്രസക്ത നിരക്ക് കൊണ്ട് ഗുണിക്കുക, അടയ്ക്കേണ്ട ആകെത്തുകയിലെത്താൻ അത് ചേർക്കുക.

നിങ്ങൾ ഒന്നിലധികം നികുതി നിരക്കിൽ വിൽക്കുന്നുവെങ്കിൽ, ലൈനുകൾ നിരക്ക് അനുസരിച്ച് ഗ്രൂപ്പ് ചെയ്ത് ഓരോ നിരക്കിന്റെയും നികുതി പ്രത്യേകം കാണിക്കുക, അങ്ങനെ ബ്രേക്ക്‌ഡൗൺ വ്യക്തമാണ്. EU ബിസിനസുകൾ തമ്മിലുള്ള ക്രോസ്-ബോർഡർ വിൽപ്പന പലപ്പോഴും റിവേഴ്സ് ചാർജ് ആണ്: നിങ്ങൾ VAT ഇല്ലാതെ നെറ്റ് തുക കാണിക്കുകയും വാങ്ങുന്നയാൾ നികുതി കണക്കാക്കുമെന്ന ഒരു കുറിപ്പ് ചേർക്കുകയും ചെയ്യുന്നു. ഈ നിയമങ്ങൾ അറിയുന്ന ഒരു ടൂൾ നിങ്ങൾക്കായി ആകെത്തുകകളും ശരിയായ കുറിപ്പുകളും കണക്കാക്കുന്നു, ഇത് ഇൻവോയ്സ് പിശകുകളുടെ ഏറ്റവും സാധാരണ ഉറവിടം നീക്കം ചെയ്യുന്നു.

ഇൻവോയ്സ് നമ്പറുകളും തീയതികളും

ഓരോ ഇൻവോയ്സിനും വിടവുകളില്ലാത്ത ഒരു അദ്വിതീയ, ക്രമമായ നമ്പർ നൽകുക, ഉദാഹരണത്തിന് INV-0001, INV-0002, അങ്ങനെ. ഒരു സ്ഥിരമായ പരമ്പര നിങ്ങളുടെ രേഖകൾ പിന്തുടരാൻ എളുപ്പമാക്കുകയും മിക്ക നികുതി അധികാരികളും പ്രതീക്ഷിക്കുകയും ചെയ്യുന്നു; വിടവുകളോ ഡ്യൂപ്ലിക്കേറ്റുകളോ നിങ്ങൾ ആഗ്രഹിക്കാത്ത ചോദ്യങ്ങൾ ഉയർത്തുന്നു.

രണ്ട് തീയതികൾ വ്യക്തമായി കാണിക്കുക: ഇഷ്യൂ ചെയ്ത തീയതി (നിങ്ങൾ ഇൻവോയ്സ് ഉണ്ടാക്കുമ്പോൾ) അടയ്ക്കേണ്ട തീയതി (പണമടയ്ക്കൽ പ്രതീക്ഷിക്കുമ്പോൾ). “ലഭിച്ചാലുടൻ അടയ്ക്കണം” എന്ന് എഴുതുന്നതിനു പകരം, ഇഷ്യൂ ചെയ്ത തീയതിയിൽ നിന്ന് 14 അല്ലെങ്കിൽ 30 ദിവസം പോലുള്ള ഒരു മൂർത്തമായ വ്യവസ്ഥ പ്രസ്താവിക്കുക. ഒരു പ്രത്യേക അടയ്ക്കേണ്ട തീയതി പിന്തുടരാൻ എളുപ്പവും നിങ്ങൾക്ക് വേഗത്തിൽ പണം ലഭിക്കാൻ സഹായിക്കുന്നതുമാണ്.

നിങ്ങളുടെ ഇൻവോയ്സ് എങ്ങനെ അയച്ച് പണം നേടാം

ലേഔട്ടും ആകെത്തുകകളും ട്രാൻസിറ്റിൽ മാറ്റാൻ കഴിയാത്തവിധം ഇൻവോയ്സ് ഒരു PDF ആയി അയയ്ക്കുക, നിങ്ങളുടെ രേഖകൾക്കായി ഒരു പകർപ്പ് സൂക്ഷിക്കുക. മിക്ക ഫ്രീലാൻസർമാർക്കും ചെറുകിട ബിസിനസുകൾക്കും ഇമെയിൽ മതി; PDF അറ്റാച്ച് ചെയ്ത് തുകയും അടയ്ക്കേണ്ട തീയതിയും സഹിതം ഒരു ചെറിയ, സൗഹൃദപരമായ സന്ദേശം എഴുതുക.

പണമടയ്ക്കൽ എളുപ്പമാക്കുക. ക്ലയന്റിന് ചോദിക്കേണ്ടി വരാത്തവിധം നിങ്ങളുടെ ബാങ്ക് വിശദാംശങ്ങൾ അല്ലെങ്കിൽ ഒരു പണമടയ്ക്കൽ ലിങ്ക് നേരിട്ട് ഇൻവോയ്സിൽ ഉൾപ്പെടുത്തുക. അടയ്ക്കാൻ ഒരു വ്യക്തമായ വഴി വാഗ്ദാനം ചെയ്യുന്ന ഇൻവോയ്സുകൾ ശ്രദ്ധേയമായി വേഗത്തിൽ തീർപ്പാക്കപ്പെടുന്നു. അടയ്ക്കേണ്ട തീയതി കടന്നുപോയാൽ, കുറച്ച് ദിവസങ്ങൾക്ക് ശേഷം ഒരു മാന്യമായ ഓർമ്മപ്പെടുത്തൽ സാധാരണവും സാധാരണയായി മതിയാകുന്നതുമാണ്.

ഒഴിവാക്കേണ്ട സാധാരണ തെറ്റുകൾ

മിക്ക ഇൻവോയ്സ് പ്രശ്നങ്ങളും ഒഴിവാക്കാവുന്ന ഏതാനും വീഴ്ചകളിൽ നിന്നാണ് വരുന്നത്. അയയ്ക്കുന്നതിന് മുമ്പ് ഒരു ദ്രുത പരിശോധന പിന്നീട് അസ്വസ്ഥമായ തിരുത്തലുകൾ ഒഴിവാക്കുന്നു.

നഷ്ടപ്പെട്ട അല്ലെങ്കിൽ ഡ്യൂപ്ലിക്കേറ്റ് നമ്പർ

ഒരു നമ്പർ വീണ്ടും ഉപയോഗിക്കുന്നതോ പരമ്പര ഒഴിവാക്കുന്നതോ നിങ്ങളുടെ രേഖകൾ പൊരുത്തപ്പെടുത്താൻ പ്രയാസമാക്കുകയും ഒരു നികുതി അവലോകനത്തെ ഫ്ലാഗ് ചെയ്യുകയും ചെയ്യും.

വ്യക്തമായ അടയ്ക്കേണ്ട തീയതി ഇല്ല

“ലഭിച്ചാലുടൻ അടയ്ക്കണം” അവ്യക്തമാണ്. ഒരു പ്രത്യേക തീയതി പ്രതീക്ഷ സജ്ജമാക്കുകയും ഫോളോ-അപ്പ് ലളിതമാക്കുകയും ചെയ്യുന്നു.

തെറ്റായ അല്ലെങ്കിൽ നഷ്ടപ്പെട്ട നികുതി

തെറ്റായ നിരക്ക് ഈടാക്കുന്നതോ, ഒരു ക്രോസ്-ബോർഡർ വിൽപ്പനയിൽ ഒരു റിവേഴ്സ്-ചാർജ് കുറിപ്പ് മറക്കുന്നതോ ഇൻവോയ്സിനെ നോൺ-കംപ്ലയന്റ് ആക്കുന്നു.

അവ്യക്തമായ ലൈൻ വിവരണങ്ങൾ

വെറും “സർവീസുകൾ” എന്ന് മാത്രം പറയുന്ന ഒരു ലൈൻ ചോദ്യങ്ങൾ ക്ഷണിക്കുന്നു. ക്ലയന്റിന് വേഗത്തിൽ അംഗീകരിക്കാൻ നിങ്ങൾ ഡെലിവർ ചെയ്തത് വിവരിക്കുക.

പണമടയ്ക്കൽ വിശദാംശങ്ങൾ ഇല്ല

എങ്ങനെ അടയ്ക്കണമെന്ന് ക്ലയന്റിന് കാണാൻ കഴിയുന്നില്ലെങ്കിൽ, അവർ അടയ്ക്കില്ല, കുറഞ്ഞത് സമയത്തെങ്കിലും. എപ്പോഴും ബാങ്ക് വിശദാംശങ്ങൾ അല്ലെങ്കിൽ ഒരു ലിങ്ക് കാണിക്കുക.

എഡിറ്റ് ചെയ്യാവുന്ന ഒരു ഫയൽ അയയ്ക്കൽ

ഒരു വേഡ്-പ്രോസസർ അല്ലെങ്കിൽ സ്പ്രെഡ്ഷീറ്റ് ഫയൽ മാറ്റാൻ കഴിയും. എപ്പോഴും ഒരു PDF അയയ്ക്കുക.

പതിവായി ചോദിക്കുന്ന ചോദ്യങ്ങൾ

ഒരു ഇൻവോയ്സ് ഉണ്ടാക്കാൻ എനിക്ക് സോഫ്റ്റ്‌വെയർ ആവശ്യമുണ്ടോ?

ഇല്ല. നിങ്ങൾക്ക് ഒരു വേഡ് പ്രോസസറിലോ സ്പ്രെഡ്ഷീറ്റിലോ, അല്ലെങ്കിൽ കൈകൊണ്ടുപോലും ഒരു ഇൻവോയ്സ് ഉണ്ടാക്കാം. സോഫ്റ്റ്‌വെയർ ക്രമമായ നമ്പറിംഗ്, ഓട്ടോമാറ്റിക് ആകെത്തുകകളും നികുതിയും, ഒരു വൃത്തിയുള്ള PDF എന്നിവയിൽ സഹായിക്കുന്നു, പക്ഷേ ഇത് ആവശ്യമില്ല. ഈ പേജിലുള്ളത് പോലെ അക്കൗണ്ട് ഇല്ലാത്ത ഒരു സൗജന്യ ഓൺലൈൻ ജനറേറ്ററും നിങ്ങൾക്ക് ഉപയോഗിക്കാം.

ഒരു ഇൻവോയ്സിൽ എന്ത് വിവരം ഉൾപ്പെടുത്തണം?

ഏറ്റവും കുറഞ്ഞത്: ഇൻവോയ്സ് എന്ന വാക്ക്, ഒരു അദ്വിതീയ ഇൻവോയ്സ് നമ്പർ, ഇഷ്യൂ ചെയ്ത തീയതി, നിങ്ങളുടെ പേരും വിലാസവും, നിങ്ങളുടെ ക്ലയന്റിന്റെ പേരും വിലാസവും, ചരക്കുകളുടെ അല്ലെങ്കിൽ സർവീസുകളുടെ ഒരു വിവരണം, അടയ്ക്കേണ്ട തുക, ബാധകമാകുന്നിടത്ത് പ്രത്യേകം കാണിച്ച നികുതി (VAT പോലുള്ളവ). പല രാജ്യങ്ങളും രജിസ്റ്റർ ചെയ്ത ബിസിനസുകൾക്ക് ഒരു VAT നമ്പർ പോലുള്ള പ്രത്യേക ആവശ്യകതകൾ ചേർക്കുന്നു.

ഞാൻ എങ്ങനെ എന്റെ ഇൻവോയ്സുകൾ നമ്പറിടണം?

ഓരോ ഇൻവോയ്സിനും വിടവുകളില്ലാത്ത ഒരു അദ്വിതീയ, ക്രമമായ നമ്പർ ഉപയോഗിക്കുക, ഉദാഹരണത്തിന് INV-0001 പിന്നെ INV-0002. ഒരു സ്ഥിരമായ പരമ്പര നിങ്ങളുടെ രേഖകൾ പിന്തുടരാൻ എളുപ്പമാക്കുകയും മിക്ക നികുതി അധികാരികളും പ്രതീക്ഷിക്കുകയും ചെയ്യുന്നു.

ഞാൻ VAT അല്ലെങ്കിൽ വിൽപ്പന നികുതി ഈടാക്കണോ?

ഇത് നിങ്ങൾ എവിടെ അധിഷ്ഠിതമാണ്, നിങ്ങൾ രജിസ്റ്റർ ചെയ്തിട്ടുണ്ടോ, നിങ്ങളുടെ ക്ലയന്റ് എവിടെയാണ് എന്നിവയെ ആശ്രയിച്ചിരിക്കുന്നു. നിങ്ങൾ VAT-രജിസ്റ്റർ ചെയ്തിട്ടുണ്ടെങ്കിൽ സാധാരണയായി നിങ്ങൾ VAT ഈടാക്കുകയും നിങ്ങളുടെ VAT നമ്പർ കാണിക്കുകയും ചെയ്യുന്നു; EU ബിസിനസുകൾ തമ്മിലുള്ള ക്രോസ്-ബോർഡർ വിൽപ്പന പലപ്പോഴും റിവേഴ്സ് ചാർജ് ഉപയോഗിക്കുന്നു. നിങ്ങളുടെ രാജ്യത്തെ നിയമങ്ങൾ പരിശോധിക്കുക.

ഞാൻ ഒരു ഇൻവോയ്സ് സൗജന്യമായി ഉണ്ടാക്കാമോ?

അതെ. ഈ പേജിലുള്ള ജനറേറ്റർ ഉപയോഗിച്ച്, അക്കൗണ്ടോ വാട്ടർമാർക്കോ ഇല്ലാതെ, നിങ്ങൾക്ക് ഒരു പ്രൊഫഷണൽ ഇൻവോയ്സ് സൗജന്യമായി സൃഷ്ടിക്കാനും ഡൗൺലോഡ് ചെയ്യാനും കഴിയും. നിങ്ങൾ നൽകുന്ന ഒന്നും സംഭരിക്കില്ല.