מה צריך לפני שמתחילים
לפני שאתם כותבים שורה אחת, אספו את המידע שעליו חשבונית מסתמכת. כשהוא מוכן, הכנת החשבונית הופכת לעבודה של שתי דקות במקום הלוך ושוב עם הלקוח.
- פרטי העסק שלכם
- השם המסחרי שלכם, כתובת, מייל ליצירת קשר וכל מספר רישום או עוסק שחל עליכם.
- פרטי הלקוח שלכם
- השם והכתובת לחיוב, ומספר העוסק שלהם אם הם עסק רשום, מה שחשוב למכירות חוצות-גבולות.
- על מה אתם מחייבים
- תיאור קצר של כל מוצר או שירות, עם הכמות והמחיר ליחידה.
- המס שחל
- תעריף המע"מ או מס המכירה לכל שורה, או הערה אם המכירה בתעריף אפס, פטורה או בחיוב הפוך.
- תאריכים ותנאים
- התאריך שבו אתם מוציאים את החשבונית והתאריך שבו התשלום אמור להתבצע (למשל 14 או 30 יום לאחר מכן).
- איך תרצו לקבל תשלום
- חשבון הבנק או ה-IBAN שלכם, או קישור לתשלום, כך שהלקוח יוכל לשלם בלי לשאול איך.
כיצד להכין חשבונית בשבעה שלבים
כל חשבונית, בין אם כתובה ביד או מופקת, פועלת לפי אותו מבנה. עברו על השלבים האלה בסדר ותסיימו עם מסמך שלם ומקצועי.
- 1. הוסיפו כותרת
- שימו את המילה חשבונית בראש, יחד עם שם העסק והלוגו שלכם אם יש לכם, כך שהמסמך מזוהה מיד.
- 2. הוסיפו את הפרטים שלכם ושל הלקוח
- פרטו את שמכם, כתובתכם ומספר העוסק שלכם, ואז את הלקוח שאתם מחייבים. שני הצדדים חייבים להיות מזוהים בבירור.
- 3. תנו לה מספר ותאריכים
- הקצו מספר חשבונית ייחודי ועוקב וקבעו את תאריך ההוצאה ואת תאריך פירעון התשלום.
- 4. פרטו את שורות הפריטים
- שורה אחת לכל מוצר או שירות: תיאור, כמות, מחיר ליחידה, וסכום השורה.
- 5. הוסיפו מס וסכומים כוללים
- סכמו את השורות לסכום ביניים, הוסיפו מע"מ או מס מכירה במקום שהוא חל, והציגו את הסכום הסופי לתשלום.
- 6. הוסיפו פרטי תשלום ותנאים
- הציגו כיצד ועד מתי לשלם: פרטי בנק או קישור לתשלום, בנוסף לכל תנאי פיגורים.
- 7. שמרו כ-PDF ושלחו
- ייצאו PDF (כך שלא ניתן לשנות את הפריסה) ושלחו במייל ללקוח, תוך שמירת עותק לרישומים שלכם.
מה כל חשבונית חייבת לכלול
חלק מהשדות הם עניין של נוהג טוב; אחרים נדרשים על פי חוק ברוב המדינות. חשבונית שלמה נושאת את המילה חשבונית, מספר חשבונית ייחודי, את תאריך ההוצאה, את שמכם וכתובתכם, את שם וכתובת הלקוח שלכם, תיאור של הטובין או השירותים, את הסכום לתשלום, ואת המס מוצג בנפרד במקום שהוא חל.
אם אתם רשומים למע"מ או למס מקביל, אתם בדרך כלל חייבים גם להציג את מספר העוסק שלכם, את תעריף המס והסכום לכל שורה, ובאיחוד האירופי לעיתים קרובות את מספר המע"מ של הלקוח במכירות עסקיות חוצות-גבולות. ביצוע נכון של אלה הוא מה שהופך חשבונית לתקפה כדי שהלקוח שלכם יוכל להחזיר מס וכדי שתשמרו ספרים נקיים.
כיצד לחשב סכומים כוללים ומס
החשבון פשוט. עבור כל שורה, הכפילו את הכמות במחיר ליחידה כדי לקבל את סכום השורה. חברו את סכומי השורות יחד כדי לקבל את סכום הביניים (הסכום לפני מס). ואז החילו מס: הכפילו את סכום הביניים, או כל שורה, בתעריף הרלוונטי כדי לקבל את סכום המס, והוסיפו אותו כדי להגיע לסכום הכולל לתשלום.
אם אתם מוכרים ביותר מתעריף מס אחד, קבצו את השורות לפי תעריף והציגו את המס של כל תעריף בנפרד, כך שהפירוט ברור. מכירות חוצות-גבולות בין עסקים באיחוד האירופי הן לרוב בחיוב הפוך: אתם מציגים את הסכום נטו ללא מע"מ ומוסיפים הערה שהקונה מדווח על המס. כלי שמכיר את הכללים האלה מחשב עבורכם את הסכומים ואת ההערות הנכונות, מה שמסיר את המקור הנפוץ ביותר לטעויות בחשבוניות.
מספרי חשבונית ותאריכים
תנו לכל חשבונית מספר ייחודי ועוקב ללא רווחים, כגון INV-0001, INV-0002, וכן הלאה. סדרה עקבית שומרת על רישומים קלים למעקב והיא מצופה על ידי רוב רשויות המס; רווחים או כפילויות מעלים שאלות שאינכם רוצים.
הציגו שני תאריכים בבירור: את תאריך ההוצאה (מתי אתם מפיקים את החשבונית) ואת תאריך הפירעון (מתי התשלום מצופה). במקום לכתוב "לתשלום עם קבלה", ציינו תנאי קונקרטי כגון 14 או 30 יום מתאריך ההוצאה. תאריך פירעון ספציפי קל יותר לרדוף אחריו ומביא לכם תשלום מהר יותר.
כיצד לשלוח את החשבונית ולקבל תשלום
שלחו את החשבונית כ-PDF כך שלא ניתן לשנות את הפריסה והסכומים בדרך, ושמרו עותק לרישומים שלכם. מייל מתאים לרוב העצמאים והעסקים הקטנים; צרפו את ה-PDF וכתבו הודעה קצרה וידידותית עם הסכום ותאריך הפירעון.
הקלו על התשלום. כללו את פרטי הבנק שלכם או קישור לתשלום ישירות בחשבונית כך שהלקוח לא יצטרך לשאול. חשבוניות שמציעות דרך ברורה לשלם נסגרות מהר יותר באופן ניכר. אם תאריך הפירעון חולף, תזכורת מנומסת כמה ימים מאוחר יותר היא נורמלית ובדרך כלל כל מה שצריך.
טעויות נפוצות שכדאי להימנע מהן
רוב בעיות החשבוניות נובעות מקומץ מעידות שניתן להימנע מהן. בדיקה מהירה לפני השליחה חוסכת תיקונים מביכים מאוחר יותר.
- מספר חסר או כפול
- שימוש חוזר במספר או דילוג בסדרה מקשה על התאמת הרישומים שלכם ועלול לעורר ביקורת מס.
- היעדר תאריך פירעון ברור
- "לתשלום עם קבלה" מעורפל. תאריך ספציפי קובע את הציפייה ומקל על המעקב.
- מס שגוי או חסר
- גביית תעריף שגוי, או שכחת הערת חיוב הפוך במכירה חוצת-גבולות, הופכת את החשבונית לבלתי תואמת.
- תיאורי שורה מעורפלים
- שורה שכותבת רק "שירותים" מזמינה שאלות. תארו מה סיפקתם כדי שהלקוח יוכל לאשר זאת במהירות.
- היעדר פרטי תשלום
- אם הלקוח לא יכול לראות כיצד לשלם, הוא לא ישלם, לפחות לא בזמן. תמיד הציגו פרטי בנק או קישור.
- שליחת קובץ הניתן לעריכה
- קובץ מעבד תמלילים או גיליון אלקטרוני ניתן לשינוי. תמיד שלחו PDF.
שאלות נפוצות
האם אני צריך תוכנה כדי להכין חשבונית?
לא. אתם יכולים להכין חשבונית במעבד תמלילים או בגיליון אלקטרוני, או אפילו ביד. תוכנה עוזרת עם מספור עוקב, סכומים ומס אוטומטיים, ו-PDF נקי, אבל היא אינה נדרשת. תוכלו גם להשתמש במחולל מקוון חינמי ללא חשבון, כמו זה שבעמוד זה.
איזה מידע חשבונית חייבת לכלול?
לכל הפחות: המילה חשבונית, מספר חשבונית ייחודי, תאריך ההוצאה, שמכם וכתובתכם, שם וכתובת הלקוח שלכם, תיאור של הטובין או השירותים, הסכום לתשלום, והמס (כגון מע"מ) מוצג בנפרד במקום שהוא חל. מדינות רבות מוסיפות דרישות ספציפיות, כגון מספר מע"מ לעסקים רשומים.
כיצד עליי למספר את החשבוניות שלי?
השתמשו במספר ייחודי ועוקב לכל חשבונית, ללא רווחים, למשל INV-0001 ואז INV-0002. סדרה עקבית מקלה על מעקב אחר הרישומים שלכם והיא מצופה על ידי רוב רשויות המס.
האם אני חייב לגבות מע"מ או מס מכירה?
זה תלוי איפה אתם ממוקמים, האם אתם רשומים, ואיפה נמצא הלקוח שלכם. אם אתם רשומים למע"מ אתם בדרך כלל גובים מע"מ ומציגים את מספר המע"מ שלכם; מכירות חוצות-גבולות בין עסקים באיחוד האירופי משתמשות לרוב בחיוב הפוך. בדקו את הכללים עבור המדינה שלכם.
האם אני יכול להכין חשבונית בחינם?
כן. אתם יכולים ליצור ולהוריד חשבונית מקצועית בחינם, ללא חשבון וללא סימן מים, באמצעות המחולל בעמוד זה. שום דבר שאתם מזינים אינו נשמר.