پیش از شروع به چه چیزهایی نیاز دارید
پیش از آنکه حتی یک ردیف بنویسید، اطلاعاتی را که یک فاکتور به آن وابسته است گردآوری کنید. آماده داشتن آن، صدور فاکتور را بهجای یک رفتوبرگشت با مشتری به یک کار دو دقیقهای تبدیل میکند.
- اطلاعات کسبوکار شما
- نام تجاری، آدرس، ایمیل تماس، و هر شماره ثبتنام یا مالیاتی که به شما اعمال میشود.
- اطلاعات مشتری شما
- نام و آدرسی که صورتحساب میشود، و شماره مالیاتی او اگر یک کسبوکار ثبتشده است، که برای فروشهای فرامرزی اهمیت دارد.
- چه چیزی را صورتحساب میکنید
- یک توصیف کوتاه از هر محصول یا خدمت، با مقدار و قیمت هر واحد.
- مالیاتی که اعمال میشود
- نرخ مالیات بر ارزش افزوده یا مالیات فروش برای هر ردیف، یا یک یادداشت اگر فروش با نرخ صفر، معاف، یا عوارض معکوس است.
- تاریخها و شرایط
- تاریخی که فاکتور را صادر میکنید و تاریخی که پرداخت موعد آن میرسد (برای مثال ۱۴ یا ۳۰ روز بعد).
- چگونه میخواهید پرداخت شوید
- حساب بانکی یا IBAN شما، یا یک لینک پرداخت، تا مشتری بتواند بدون پرسیدن نحوه پرداخت تسویه کند.
چگونه یک فاکتور را در هفت گام بسازیم
هر فاکتور، چه دستنویس باشد چه تولیدشده، از همان شکل پیروی میکند. این گامها را بهترتیب طی کنید و به یک سند کامل و حرفهای خواهید رسید.
- ۱. یک سرآیند اضافه کنید
- کلمه فاکتور را در بالا قرار دهید، همراه با نام کسبوکار و لوگوی خود در صورت داشتن، تا سند فوراً قابلتشخیص باشد.
- ۲. اطلاعات خود و مشتری را اضافه کنید
- نام، آدرس و شماره مالیاتی خود را فهرست کنید، سپس مشتریای که صورتحساب میکنید. هر دو طرف باید بهروشنی شناسایی شوند.
- ۳. به آن یک شماره و تاریخ بدهید
- یک شماره فاکتور منحصربهفرد و پیوسته اختصاص دهید و تاریخ صدور و تاریخ سررسید پرداخت را تنظیم کنید.
- ۴. اقلام ردیفی را فهرست کنید
- یک ردیف برای هر محصول یا خدمت: توصیف، مقدار، قیمت واحد، و مجموع ردیف.
- ۵. مالیات و مجموعها را اضافه کنید
- ردیفها را به یک جمع جزء جمع بزنید، مالیات بر ارزش افزوده یا مالیات فروش را در جایی که اعمال میشود اضافه کنید، و مبلغ نهایی قابل پرداخت را نشان دهید.
- ۶. اطلاعات و شرایط پرداخت را اضافه کنید
- نشان دهید چگونه و تا چه زمانی پرداخت شود: اطلاعات بانکی یا یک لینک پرداخت، بهعلاوه هرگونه شرایط دیرکرد.
- ۷. آن را بهعنوان یک PDF ذخیره کنید و بفرستید
- یک PDF صادر کنید (تا چیدمان قابل تغییر نباشد) و آن را به مشتری ایمیل کنید، و یک نسخه برای سوابق خود نگه دارید.
هر فاکتور باید شامل چه چیزهایی باشد
برخی فیلدها مسئله رویه خوب هستند؛ سایرین در بیشتر کشورها از نظر قانونی الزامیاند. یک فاکتور کامل دارای کلمه فاکتور، یک شماره فاکتور منحصربهفرد، تاریخ صدور، نام و آدرس شما، نام و آدرس مشتری شما، یک توصیف از کالاها یا خدمات، مبلغ قابل پرداخت، و مالیات که در جایی که اعمال میشود جداگانه نشان داده شده است.
اگر برای مالیات بر ارزش افزوده یا یک مالیات معادل ثبتنام کردهاید، معمولاً باید همچنین شماره مالیاتی خود، نرخ مالیات و مبلغ برای هر ردیف، و در اتحادیه اروپا اغلب شماره مالیات بر ارزش افزوده مشتری را در فروشهای فرامرزی کسبوکار نشان دهید. درست انجام دادن اینها چیزی است که یک فاکتور را برای مشتری شما جهت بازپسگیری مالیات و برای شما جهت نگهداشتن دفاتر تمیز معتبر میکند.
چگونه مجموعها و مالیات را محاسبه کنیم
محاسبات ساده است. برای هر ردیف، مقدار را در قیمت واحد ضرب کنید تا مجموع ردیف بهدست آید. مجموعهای ردیف را با هم جمع کنید تا جمع جزء (مبلغ پیش از مالیات) بهدست آید. سپس مالیات را اعمال کنید: جمع جزء، یا هر ردیف، را در نرخ مربوطه ضرب کنید تا مبلغ مالیات بهدست آید، و آن را اضافه کنید تا به مجموع قابل پرداخت برسید.
اگر با بیش از یک نرخ مالیاتی میفروشید، ردیفها را بر اساس نرخ گروهبندی کنید و مالیات هر نرخ را جداگانه نشان دهید، تا تفکیک روشن باشد. فروشهای فرامرزی میان کسبوکارهای اتحادیه اروپا اغلب عوارض معکوس هستند: مبلغ خالص را بدون مالیات بر ارزش افزوده نشان میدهید و یک یادداشت اضافه میکنید که خریدار مالیات را محاسبه میکند. ابزاری که این قواعد را میداند مجموعها و یادداشتهای درست را برای شما محاسبه میکند، که رایجترین منبع خطاهای فاکتور را از بین میبرد.
شمارهها و تاریخهای فاکتور
به هر فاکتور یک شماره منحصربهفرد و پیوسته بدون شکاف بدهید، مانند INV-0001، INV-0002، و به همین ترتیب. یک سری ثابت سوابق شما را برای پیگیری آسان نگه میدارد و توسط بیشتر مراجع مالیاتی انتظار میرود؛ شکافها یا تکراریها پرسشهایی برمیانگیزند که نمیخواهید.
دو تاریخ را بهروشنی نشان دهید: تاریخ صدور (زمانی که فاکتور را صادر میکنید) و تاریخ سررسید (زمانی که پرداخت انتظار میرود). بهجای نوشتن «سررسید در زمان دریافت»، یک مهلت مشخص مانند ۱۴ یا ۳۰ روز از تاریخ صدور بیان کنید. یک تاریخ سررسید مشخص پیگیری را آسانتر میکند و سریعتر وجه را به شما میرساند.
چگونه فاکتور خود را بفرستید و وجه دریافت کنید
فاکتور را بهعنوان یک PDF بفرستید تا چیدمان و مجموعها در حین انتقال قابل تغییر نباشند، و یک نسخه برای سوابق خود نگه دارید. ایمیل برای بیشتر فریلنسرها و کسبوکارهای کوچک مناسب است؛ PDF را پیوست کنید و یک پیام کوتاه و دوستانه با مبلغ و تاریخ سررسید بنویسید.
پرداخت را آسان کنید. اطلاعات بانکی یا یک لینک پرداخت را مستقیماً روی فاکتور قرار دهید تا مشتری مجبور نباشد بپرسد. فاکتورهایی که یک راه آشکار برای پرداخت پیشنهاد میکنند بهطور محسوسی سریعتر تسویه میشوند. اگر تاریخ سررسید بگذرد، یک یادآوری مؤدبانه چند روز بعد طبیعی است و معمولاً تمام چیزی است که لازم است.
اشتباهات رایج که باید از آنها پرهیز کرد
بیشتر مشکلات فاکتور از یک مشت لغزش قابلپرهیز ناشی میشوند. یک بررسی سریع پیش از ارسال، تصحیحات ناخوشایند بعدی را صرفهجویی میکند.
- یک شماره مفقود یا تکراری
- استفاده مجدد از یک شماره یا پرش از سری، آشتی دادن سوابق شما را دشوار میکند و میتواند یک بررسی مالیاتی را علامتگذاری کند.
- نبود یک تاریخ سررسید روشن
- «سررسید در زمان دریافت» مبهم است. یک تاریخ مشخص انتظار را تعیین میکند و پیگیری را ساده میکند.
- مالیات اشتباه یا مفقود
- دریافت نرخ اشتباه، یا فراموش کردن یک یادداشت عوارض معکوس در یک فروش فرامرزی، فاکتور را غیرمنطبق میکند.
- توصیفهای ردیفی مبهم
- ردیفی که فقط میگوید «خدمات» پرسشبرانگیز است. آنچه را تحویل دادهاید توصیف کنید تا مشتری بتواند آن را سریع تأیید کند.
- نبود اطلاعات پرداخت
- اگر مشتری نتواند ببیند چگونه پرداخت کند، پرداخت نخواهد کرد، دستکم نه بهموقع. همیشه اطلاعات بانکی یا یک لینک نشان دهید.
- ارسال یک فایل قابلویرایش
- یک فایل واژهپرداز یا صفحهگسترده میتواند تغییر کند. همیشه یک PDF بفرستید.
پرسشهای پرتکرار
آیا برای ساختن یک فاکتور به نرمافزار نیاز دارم؟
خیر. میتوانید یک فاکتور را در یک واژهپرداز یا صفحهگسترده، یا حتی با دست بسازید. نرمافزار به شمارهگذاری پیوسته، مجموعها و مالیات خودکار، و یک PDF تمیز کمک میکند، اما الزامی نیست. همچنین میتوانید از یک مولد آنلاین رایگان بدون حساب، مانند آنچه روی این صفحه است، استفاده کنید.
یک فاکتور باید شامل چه اطلاعاتی باشد؟
حداقل: کلمه فاکتور، یک شماره فاکتور منحصربهفرد، تاریخ صدور، نام و آدرس شما، نام و آدرس مشتری شما، یک توصیف از کالاها یا خدمات، مبلغ قابل پرداخت، و مالیات (مانند مالیات بر ارزش افزوده) که در جایی که اعمال میشود جداگانه نشان داده شده است. بسیاری از کشورها الزامات خاصی اضافه میکنند، مانند یک شماره مالیات بر ارزش افزوده برای کسبوکارهای ثبتشده.
چگونه باید فاکتورهای خود را شمارهگذاری کنم؟
برای هر فاکتور یک شماره منحصربهفرد و پیوسته، بدون شکاف، استفاده کنید، برای مثال INV-0001 سپس INV-0002. یک سری ثابت سوابق شما را برای پیگیری آسان نگه میدارد و توسط بیشتر مراجع مالیاتی انتظار میرود.
آیا باید مالیات بر ارزش افزوده یا مالیات فروش دریافت کنم؟
این به محل استقرار شما، اینکه آیا ثبتنام کردهاید، و محل مشتری شما بستگی دارد. اگر برای مالیات بر ارزش افزوده ثبتنام کردهاید، معمولاً مالیات بر ارزش افزوده دریافت میکنید و شماره مالیات بر ارزش افزوده خود را نشان میدهید؛ فروشهای فرامرزی میان کسبوکارهای اتحادیه اروپا اغلب از عوارض معکوس استفاده میکنند. قواعد را برای کشور خود بررسی کنید.
آیا میتوانم یک فاکتور را بهرایگان بسازم؟
بله. میتوانید یک فاکتور حرفهای را بهرایگان، بدون حساب و بدون واترمارک، با استفاده از مولد روی این صفحه ایجاد و دانلود کنید. هیچچیزی که وارد میکنید ذخیره نمیشود.