為什麼加值稅發票很重要
加值稅發票是你的客戶用來申報退還進項加值稅的文件，也是 HMRC 據以查驗交易的憑證。只有已登記加值稅的企業才能開立，且必須在供應之後（或在你預收款項時，在收款之後）的30 天內開立。如果缺少某項必填細節，你的客戶可能無法退還加值稅，你也可能被要求重新開立文件。這些規則是英國特有的：自脫歐以來，英國在 HMRC 之下訂定自己的加值稅制度，與歐盟加值稅指令分立，因此下方的欄位清單適用於在英國課稅的供應。
一張完整的英國加值稅發票必須顯示什麼
HMRC 規定了一張完整加值稅發票必須載有的項目。對於典型的自由工作者、獨資業主或小公司，下列細節必須出現在文件上：
- 唯一的連續編號
- 基於一個或多個系列、緊接上一張的唯一發票編號。
- 你的營業名稱與地址
- 你（供應商）的完整名稱（或營業名稱）與地址。
- 你的加值稅登記號碼
- 你在 HMRC 登記的加值稅號碼。
- 發票日期
- 發票開立的日期（開立時點）。
- 供應時點（稅務時點）
- 貨物或服務供應的日期，若與發票日期不同時須載明。
- 客戶名稱與地址
- 你所收費客戶的名稱與地址。
- 貨物或服務說明
- 所供應貨物或服務的清楚說明。
- 每行數量
- 每一行的貨物數量或服務的範圍。
- 不含加值稅單價
- 加上加值稅之前的每單位或每項價格。
- 每行加值稅率
- 每一行所收取的加值稅率，標準、減徵、零稅率或免稅。
- 每行加值稅額
- 每一行所收取的加值稅額，若各項適用不同稅率時須載明。
- 不含加值稅總額
- 加值稅之前的應付總額（淨總額）。
- 加值稅總額
- 所收取的加值稅總額，以英鎊表示。
- 含稅總額
- 含加值稅的應付總額。
逐行加值稅分解
英國加值稅發票的核心是逐行的分解。每項你都列出數量、不含加值稅的單價，以及所適用的加值稅率。若不同行適用不同稅率，你還要列出每行的加值稅額，以便核對總額。英國有三種正稅率加上免稅供應：標準稅率（目前為 20%）、減徵稅率（5%，適用於家用燃料與兒童汽車座椅等）與零稅率（0%，適用於多數食品、書籍與兒童服飾）。發票接著把這些加總為不含加值稅總額、加值稅總額與含稅總額。即使發票其餘部分以另一種幣別表示，加值稅總額仍必須以英鎊顯示。
簡式與修正式發票
你並非總是需要完整發票。對於250 英鎊以下（含加值稅）的供應，可以開立簡式加值稅發票。它較簡短：需要你的名稱、地址與加值稅號碼、供應時點、貨物或服務的說明，以及就每一加值稅率而言的含加值稅應付總額與所收取的加值稅率。它不需要客戶資料或分開列示的加值稅額。修正式加值稅發票用於超過 250 英鎊的零售供應：它類似完整發票，但顯示每項標準稅率或減徵稅率項目的含加值稅價值，並將淨額、加值稅與含稅總額分別列出。如果客戶要求，你仍必須提供一張完整或簡式發票。
幣別、副本與記錄保存
你可以用任何幣別開立發票，但應付的加值稅總額也必須以英鎊顯示，並按 HMRC 接受的匯率換算。請保留你開立與收到的每一張加值稅發票：依英國規則，加值稅記錄一般必須保存6 年。如果你已加入加值稅的數位化稅務（Making Tax Digital），那些記錄必須以數位方式保存，並透過相容的軟體報稅。請務必對照 HMRC 現行指引核實細節，因為稅率與門檻會改變。
英國加值稅發票相關問題
一張完整的英國加值稅發票上一定要有哪些內容？
一張完整的加值稅發票必須顯示唯一的連續編號、你的營業名稱、地址與加值稅登記號碼、發票日期、不同時的供應時點、客戶名稱與地址、貨物或服務說明，以及每一行的數量、不含加值稅單價、加值稅率與加值稅額。接著顯示不含加值稅總額、加值稅總額與含稅總額。加值稅總額必須以英鎊表示。
我何時可以使用簡式加值稅發票？
當含加值稅的總額在 250 英鎊以下時，你可以開立簡式加值稅發票。它需要你的名稱、地址與加值稅號碼、供應時點、一段說明，以及就每一稅率而言的含加值稅金額與加值稅率。它可以省略完整發票所要求的客戶資料與分開列示的加值稅額。
什麼是修正式加值稅發票？
修正式加值稅發票用於超過 250 英鎊的零售供應。它類似完整發票，但顯示每項標準稅率或減徵稅率項目的含加值稅價值，並將淨總額、加值稅總額與含稅總額分別列出。你的客戶必須同意接受修正式發票。
我需要先登記加值稅才能開立加值稅發票嗎？
是的。只有已登記加值稅的企業才能開立加值稅發票並收取加值稅。如果你未登記，你開立的是不含加值稅、也沒有加值稅登記號碼的普通發票。一旦你的應稅營業額越過 HMRC 門檻，你就必須登記。
我有多長時間可以開立加值稅發票？
你通常必須在供應貨物或服務之後 30 天內開立加值稅發票，或在你預收款項時於收款後 30 天內開立。供應日期是決定該筆銷售歸屬哪個加值稅期間的稅務時點。
我該保存英國加值稅記錄多久？
HMRC 要求加值稅記錄（包括你開立與收到的發票副本）至少保存 6 年。如果你使用加值稅的數位化稅務（Making Tax Digital），那些記錄必須以數位方式保存，並透過相容的軟體報稅。