견적 송장의 실제 의미
견적 송장(라틴어 pro forma, 「형식상」에서 유래)은 재화나 용역이 공급되기 전에 예상 비용을 명시하는 예비 문서입니다. 송장처럼 보이도록 꾸민 상세하고 성실한 견적이라고 생각하면 됩니다. 품목, 수량, 가격, 세금이 기재되어 있어 구매자가 무엇에 얼마를 지급하기로 동의하는지 정확히 알 수 있습니다.
중요한 점은 견적 송장이 법적인 지급 청구가 아니라는 것입니다. 회계상 채권을 발생시키지 않으며, 구매자가 부가가치세나 매입세액을 공제하는 데 사용할 수 없고, 매출로 장부에 기재해서는 안 됩니다. 거래가 확정되기 전에 발행하는, 송장의 옷을 입은 견적이자 가격과 조건에 대한 약속입니다. 재화가 출하되거나 용역이 제공되면 정식 세금 송장으로 대체합니다.
견적 송장 vs 상업(최종) 송장
두 문서는 거의 동일해 보일 수 있어 자주 혼동됩니다. 차이는 순전히 지위와 시점에 있습니다. 견적 송장은 거래가 완료되기 전에 발행되며 회계나 세무상 효력이 없습니다. 상업(최종) 송장은 공급 후에 발행되고, 고유한 연속 번호를 가지며, 지급을 요구하고, 양 당사자가 세무 및 부가가치세 목적으로 기록하는 문서입니다.
간단한 판별법이 있습니다. 부가가치세 공제에 사용하거나, 사업 경비로 공제하거나, 채권으로 회수할 수 있다면 그것은 견적 송장이 아니라 실제 송장입니다. 견적 송장은 이 중 어느 것도 할 수 없습니다.
- 목적
- 견적 송장: 판매 전의 추정 또는 약속. 최종 송장: 공급 후 구속력 있는 지급 청구.
- 세금과 부가가치세
- 견적 송장은 부가가치세를 부과하거나 공제하는 데 사용할 수 없습니다. 최종 송장만이 부가가치세 및 세무 기록에 유효한 유일한 문서입니다.
- 번호 부여
- 견적 송장에는 연속된 세금 송장 번호를 부여해서는 안 됩니다. 최종 송장은 고유한 연속 번호를 가져야 합니다.
- 회계 처리
- 견적 송장은 절대 매출로 계상하지 않습니다. 최종 송장은 매출 원장에 기록됩니다.
- 금액
- 견적 송장의 금액은 추정치이며 변경될 수 있습니다. 최종 송장의 금액은 확정되어 지급 의무가 발생합니다.
견적 송장을 사용해야 할 때
견적 송장은 거래가 확정되기 전에 구매자에게 금액을 제시해야 할 때 적합한 수단입니다. 흔한 상황은 다음과 같습니다.
고객이 그대로 승인할 수 있는 공식 견적을 보낼 때, 작업의 가격과 범위를 사전에 합의할 때, 작업을 시작하기 전에 선결제 또는 계약금을 요청할 때, 그리고 상업 송장이 존재하기 전에 운송업체와 당국이 재화의 신고(추정) 가액을 필요로 하는 통관 및 수입 신고를 지원할 때입니다. 또한 구매자의 재무팀이 발주서를 발행하기 위해 비용이 산정된 문서를 필요로 하는 내부 구매 승인에도 유용합니다.
견적 송장에 담아야 할 내용
견적 송장은 구매자가 결정을 내리는 데 필요한 모든 정보를 제공하되, 이 문서가 최종 세금 송장이 아니라는 점을 분명히 해야 합니다. 명확하게 표시하고, 연속된 세금 송장 번호는 넣지 말며, 금액은 추정치로 표시하고 제안이 유효한 기한을 함께 적습니다.
- 「견적 송장(Proforma invoice)」이라는 문구
- 세금 송장으로 오인되지 않도록 문서를 명확하게 표시합니다.
- 연속된 세금 송장 번호 없음
- 원하면 별도의 참조 번호를 사용해도 되지만, 실제 송장 번호 체계의 번호는 절대 사용하지 마세요.
- 귀하의 정보와 구매자의 정보
- 판매자(귀하)와 구매자 양쪽의 전체 성명, 주소, 연락처.
- 품목 설명, 수량, 단가
- 각 품목이나 용역에 대한 명확한 항목으로, 구매자가 견적 내용을 정확히 확인할 수 있도록 합니다.
- 추정 금액과 세금
- 추정 소계, 참고용으로 표시한 부가가치세 또는 세금, 그리고 추정 합계.
- 유효 기한
- 견적 가격과 조건이 유효한 기간(예: 30일간 유효).
- 지급 및 인도 조건
- 제안된 지급 방법, 계약금 조건, 그리고 해당하는 경우 예상 인도 또는 완료 시점.
견적 송장이 실제 송장이 되는 과정
견적 송장은 디딤돌입니다. 구매자가 이를 수락하고 재화가 출하되거나 용역이 제공되면, 이를 대체하는 최종 상업 송장을 발행합니다. 이 최종 송장은 연속 번호 체계의 다음 번호를 갖고, 실제 금액(추정치와 약간 다를 수 있음)을 확정하며, 양측이 지급, 부가가치세, 회계 목적으로 사용하는 문서가 됩니다.
실무에서는 동일한 항목을 유지한 채 단순히 전환하면 됩니다. 문서를 송장으로 다시 표시하고, 연속 번호와 발행일을 추가하고, 금액을 확정한 뒤, 구속력 있는 지급 요청으로 보냅니다. FreeBillGen 같은 생성기를 사용하면 먼저 견적 송장을 만든 다음 동일한 정보로 일치하는 최종 송장을 몇 번의 클릭으로 만들 수 있어, 다시 입력할 필요도 번호가 어긋날 일도 없습니다.
견적 송장 관련 질문
견적 송장은 실제 송장인가요?
아닙니다. 견적 송장은 거래가 완료되기 전에 발행하는 예비적, 추정 문서입니다. 법적인 지급 청구가 아니며, 부가가치세 공제에 사용할 수 없고, 장부에 기록해서도 안 됩니다. 실제 최종 송장은 재화나 용역이 제공된 후에 발행됩니다.
견적 송장으로 부가가치세를 공제받을 수 있나요?
아닙니다. 견적 송장은 유효한 부가가치세 문서가 아니므로, 귀하나 구매자 모두 이를 통해 부가가치세를 부과하거나 공제할 수 없습니다. 연속 번호를 갖고 공급 후에 발행되는 최종 상업 송장만이 부가가치세 목적으로 유효합니다.
견적 송장에 송장 번호가 필요한가요?
연속된 세금 송장 번호 체계의 번호를 사용해서는 안 됩니다. 그 체계는 실제 송장을 위해 예약되어 있기 때문입니다. 추적을 위해 견적 송장에 별도의 자체 참조 번호(예: PRO-001)를 부여할 수는 있지만, 공식 연속 번호는 최종 송장을 발행할 때만 부여됩니다.
견적(Quote)과 견적 송장(Proforma invoice)의 차이는 무엇인가요?
둘 다 판매 전에 가격을 제시한다는 동일한 목적을 가지지만, 견적 송장은 항목별 명세, 참고용 세금 표시, 합계가 있는 송장 형식을 갖춥니다. 일반 견적은 보통 더 비공식적입니다. 많은 사업자가 견적 송장을 선호하는 이유는 구매자가 받게 될 최종 송장과 동일한 형태의 문서를 제공하기 때문입니다.
견적 송장은 반드시 지급해야 하나요?
법적 의무로서 그런 것은 아닙니다. 견적 송장은 가격을 확인하거나 선결제를 마련하기 위한 요청이며, 강제력 있는 지급 청구가 아닙니다. 많은 판매자가 작업을 시작하기 전에 견적 송장에 대한 계약금이나 전액 선결제를 요청하지만, 구속력 있는 지급 의무는 최종 송장과 함께 비로소 발생합니다.
통관용으로 견적 송장은 언제 사용하나요?
상업 송장이 존재하기 전에 재화가 국경을 넘을 때 사용합니다. 예를 들어 견본품, 교체품, 또는 승인을 위해 보내는 재화 등입니다. 세관과 운송업체는 관세를 산정하기 위해 신고된 추정 가액을 필요로 하며, 명확하게 표시된 견적 송장이 이를 제공합니다. 판매가 확정되면 최종 상업 송장이 뒤따릅니다.