송장을 보낼 시점
작업이나 마일스톤이 완료되는 즉시, 또는 고객과 합의한 일정에 따라 송장을 보내세요. 송장이 빨리 도착할수록 지급 시계가 빨리 시작되므로 며칠씩 묵혀두지 마세요. 일회성 프로젝트는 인도 시점이나 합의한 마일스톤에 도달했을 때 송장을 발행합니다. 지속적인 작업은 리듬을 정하고 지키세요. 매달 정해진 날, 또는 일정한 시간 수가 채워진 후 등입니다.
프로젝트가 크다면 전체 작업을 혼자 자금 조달하지 않도록 계약금이나 단계별 지급을 미리 합의하세요. 흔한 방식은 계약 체결 시 일부, 중간 지점에서 일부, 완료 시 잔금을 받는 것입니다. 시작하기 전에 항상 금액, 범위, 지급 기한을 확정하면, 송장은 이미 합의된 내용을 문서화할 뿐입니다.
송장에 연속 번호를 매기는 방법
모든 송장에는 고유한 연속 번호가 필요합니다. 대부분의 국가에서 이는 선택 사항이 아닙니다. 세무 당국은 누락이나 중복이 없는 끊김 없는 연속 번호를 기대하는데, 누락은 숨기거나 삭제한 송장을 시사하기 때문입니다. 가장 단순한 방식은 매번 1씩 증가하는 단순 연속 번호입니다. 많은 프리랜서가 연도나 고객 코드를 접두사로 붙입니다(예: 2026-001, 2026-002).
한 가지 방식을 정해 한 과세 연도 내내 일관되게 유지하세요. 연중에 카운터를 초기화하거나, 번호를 건너뛰거나, 취소된 송장의 번호를 재사용하지 마세요. 송장을 무효화할 경우 그 번호는 사용하지 않은 채로 두고, 삭제하는 대신 대변전표(credit note)를 발행하세요. 다음 번호를 자동으로 부여하는 생성기는 주된 위험인 수작업 번호 부여의 우연한 누락과 중복을 제거합니다.
프리랜서 송장에 담아야 할 내용
유효한 송장은 누가 누구에게, 무엇에 대해, 얼마를 청구하는지 식별해야 합니다. 정확한 표현은 국가마다 다르지만, 아래 핵심 항목은 거의 어디서나 요구됩니다. 부가가치세 등록 사업자라면 다음 섹션에서 설명하는 부가가치세 관련 항목을 추가하세요.
- 「송장(Invoice)」이라는 문구
- 견적서, 견적, 견적 송장과 혼동되지 않도록 문서를 명확하게 표시합니다.
- 송장 번호와 날짜
- 고유한 연속 번호와 송장 발행일.
- 귀하의 정보
- 귀하의 거래명 또는 법적 명칭, 주소, 그리고 해당하는 사업자 또는 세금 등록 번호.
- 고객 정보
- 고객의 성명(또는 상호)과 주소, 그리고 대리납부가 적용되는 경우 고객의 부가가치세 번호.
- 작업 설명
- 각 용역이나 산출물에 대한 항목으로, 수량 또는 시간, 단가, 항목 합계를 포함합니다.
- 금액
- 소계, 세금, 할인, 그리고 합의된 통화로 표시한 지급해야 할 총액.
- 지급 조건과 기한
- 지급 기한(예: net 14 또는 net 30)과 은행 또는 이체 정보를 포함한 지급 방법.
- 필요한 경우 참조 번호
- 고객이 승인 절차를 위해 송장을 라우팅할 수 있도록 하는 발주서 또는 프로젝트 참조 번호.
프리랜서로서 부가가치세와 세금 처리하기
세금을 부과할지 여부는 등록 여부에 달려 있습니다. 부가가치세나 판매세에 등록되어 있지 않다면 세금 항목 없이 보수를 청구하면 되며, 송장 합계가 곧 고객이 지급하는 금액입니다. 많은 프리랜서가 국가별 등록 기준 이하로 운영하며 부가가치세를 전혀 부과하지 않습니다. 이 경우에도 본인 세금 신고에서 이 소득을 이익으로 신고할 책임이 있으므로 모든 송장을 보관하세요.
부가가치세에 등록되어 있다면 부가가치세 번호, 순액, 세율과 세액, 그리고 총액(세금 포함)을 표시해야 합니다. EU 내 국경 간 기업 간(B2B) 작업의 경우 보통 대리납부(reverse charge)가 적용됩니다. 부가가치세 없이 송장을 발행하고, 양 당사자의 부가가치세 번호를 표시하며, 고객이 자국에서 세금을 신고하도록 「대리납부(Reverse charge)」 안내를 추가합니다. 영세율을 적용하기 전에 고객의 부가가치세 번호를 확인하고, 이익에 대한 소득세는 귀하가 징수하여 전달하는 부가가치세와는 별개임을 기억하세요.
지급 조건 정하기
지급 조건은 대금이 정확히 언제 지급되어야 하는지 고객에게 알려줍니다. 모든 송장과 계약서에 명시하세요. 가장 흔한 조건은 net 14와 net 30으로, 송장 날짜로부터 14일 또는 30일 이내에 지급해야 함을 뜻합니다. 짧은 조건일수록 더 빨리 지급받습니다. 일부 프리랜서는 소액 작업이나 신규 고객에게 수령 즉시 지급(due on receipt)을 사용합니다.
실무적인 세부 사항도 명확히 적으세요. 통화, 허용 지급 수단, 그리고 지급 기한이 지났을 때 적용할 연체 수수료나 이자 등입니다. 많은 관할 구역에서 연체된 상업 송장에 이자를 부과할 법적 권리를 인정하므로, 명확한 조항은 공정하면서도 집행 가능합니다. 조건을 미리 정하면 나중의 곤란한 대화를 막고 독촉의 확고한 근거를 마련합니다.
연체 대금 독촉과 기록 보관
송장이 기한을 넘기면 신속하고 전문적으로 후속 조치를 취하세요. 기한 다음 날 짧고 정중한 알림 한 통이면 대부분의 경우가 해결됩니다. 많은 연체는 단순한 실수이기 때문입니다. 그것이 무시되면 단계적으로 강도를 높이세요. 더 단호한 알림, 전화 통화, 그다음 연체 조건과 발생한 이자를 명시한 공식 통지 순입니다. 어조는 사무적으로 유지하세요. 대금도 받고 고객도 유지하고 싶을 테니까요.
발행하고 받은 모든 송장과 함께 무엇을 언제 인도했고 언제 지급이 도착했는지에 대한 증빙을 보관하세요. 보관 기간은 국가별로 정해지며 보통 5년에서 10년 사이입니다. 좋은 기록은 세금 신고를 수월하게 하고, 분쟁에서 귀하를 뒷받침하며, 어떤 송장이 아직 미수금인지 한눈에 파악하게 해줍니다.
자주 묻는 질문
송장을 보내려면 등록된 사업자여야 하나요?
아닙니다. 대부분의 국가에서 개인사업자나 프리랜서는 회사를 설립하지 않고도 본인 이름으로 송장을 발행할 수 있습니다. 다만 소득을 세금 신고에 신고해야 하며, 국가와 매출액에 따라 송장에 세금 또는 사업자 등록 번호가 필요할 수 있습니다.
송장 번호는 어떻게 매기나요?
송장마다 1씩 증가하는 고유한 연속 번호를 누락이나 중복 없이 사용하세요. 단순 연속 번호로 충분하며, 많은 프리랜서가 2026-001처럼 연도를 접두사로 붙입니다. 연속성을 일관되게 유지하고 번호를 재사용하거나 삭제하지 마세요. 무효화는 대변전표로 처리하세요.
프리랜서는 부가가치세를 부과해야 하나요?
부가가치세에 등록된 경우에만 그렇습니다. 많은 프리랜서가 자국의 등록 기준 이하에 머물러 부가가치세 항목 없이 청구합니다. 등록되어 있다면 부가가치세 번호, 세율, 세액을 표시하고, EU 내 국경 간 B2B 작업에는 대리납부를 적용하세요. 이익에 대한 소득세는 부가가치세와 별개입니다.
어떤 지급 조건을 정해야 하나요?
net 14 또는 net 30이 가장 흔하며, 송장 날짜로부터 14일 또는 30일 이내에 지급해야 함을 뜻합니다. 더 짧은 조건이나 수령 즉시 지급은 특히 신규 고객에게서 더 빨리 지급받게 합니다. 모든 송장에 조건, 통화, 지급 방법, 연체 이자를 명확히 적으세요.
고객이 늦게 지급하면 어떻게 해야 하나요?
기한 다음 날 정중한 알림을 보낸 뒤, 더 단호한 알림, 전화, 그리고 연체 조건을 인용한 공식 통지로 단계를 높이세요. 많은 관할 구역에서 연체된 상업 송장에 이자를 부과할 수 있으므로, 조건에 그러한 조항을 포함했다면 이를 인용하세요.
송장을 얼마나 오래 보관해야 하나요?
보관 기간은 국가별로 정해지며 보통 5년에서 10년 사이입니다. 발행한 송장과 받은 송장 모두를 인도 및 지급 증빙과 함께 보관하여, 기록이 세금 신고와 분쟁을 뒷받침하도록 하세요.