ما هي الفاتورة المبدئية في الواقع
الفاتورة المبدئية (proforma invoice، من اللاتينية pro forma، أي «من باب الشكليات») هي مستند أولي يحدد التكلفة المتوقعة للسلع أو الخدمات قبل توريدها. اعتبرها تقديرًا تفصيليًا بحُسن نية صِيغ ليبدو كفاتورة: فهو يدرج البنود والكميات والأسعار وأي ضريبة، حتى يعرف المشتري بدقة ما الذي يوافق على دفعه.
والأهم أن الفاتورة المبدئية ليست مطالبة قانونية بالدفع. فهي لا تنشئ ذمة مدينة في حساباتك، ولا يمكن للمشتري استخدامها لاسترداد ضريبة القيمة المضافة أو ضريبة المدخلات، ولا ينبغي أبدًا إدخالها في دفاترك المحاسبية كعملية بيع. إنها عرض سعر في ثوب فاتورة - التزام بأسعارك وشروطك، يُصدر قبل إتمام الصفقة نهائيًا. وبمجرد شحن السلع أو تسليم الخدمة، تستبدلها بفاتورة ضريبية صحيحة.
الفاتورة المبدئية مقابل الفاتورة التجارية (النهائية)
يمكن أن يبدو المستندان متطابقين تقريبًا، ولهذا كثيرًا ما يُخلط بينهما. والفرق يتعلق تمامًا بـ الحالة والتوقيت. فالفاتورة المبدئية تُصدر قبل اكتمال المعاملة وليس لها أي وزن محاسبي أو ضريبي. أما الفاتورة التجارية (النهائية) فتُصدر بعد التوريد، وتحمل رقمًا تسلسليًا فريدًا، وتطالب بالدفع، وهي المستند الذي يسجله الطرفان لأغراض الضريبة وضريبة القيمة المضافة.
اختبار بسيط: إذا كان المستند يمكن استخدامه لاسترداد ضريبة القيمة المضافة، أو خصمه كمصروف تجاري، أو المطالبة به كدين، فهو فاتورة حقيقية - وليس فاتورة مبدئية. والفاتورة المبدئية لا تفعل أيًا من ذلك.
- الغرض
- المبدئية: تقدير أو التزام قبل البيع. الفاتورة النهائية: مطالبة مُلزمة بالدفع بعد التوريد.
- الضريبة وضريبة القيمة المضافة
- لا يمكن استخدام الفاتورة المبدئية لفرض ضريبة القيمة المضافة أو استردادها. الفاتورة النهائية هي المستند الوحيد الصحيح لسجلات ضريبة القيمة المضافة والضرائب.
- الترقيم
- يجب ألا تحمل الفاتورة المبدئية رقم فاتورة ضريبية تسلسليًا. ويجب أن تحمل الفاتورة النهائية رقمًا تسلسليًا فريدًا.
- المحاسبة
- لا تُقيّد الفاتورة المبدئية أبدًا كإيراد. أما الفاتورة النهائية فتُسجل في دفتر مبيعاتك.
- المبالغ
- مبالغ الفاتورة المبدئية تقديرية وقد تتغير. أما مبالغ الفاتورة النهائية فثابتة ومستحقة.
متى تستخدم الفاتورة المبدئية
الفاتورة المبدئية هي الأداة المناسبة كلما احتجت إلى عرض أرقام أمام المشتري قبل تثبيت عملية البيع. ومن المواقف الشائعة:
إرسال عرض سعر رسمي يمكن للعميل الموافقة عليه كما هو؛ والاتفاق على سعر العمل ونطاقه مسبقًا؛ وطلب دفعة مقدمة أو عربون قبل البدء؛ ودعم إقرارات الجمارك والاستيراد، حيث يحتاج الناقلون والسلطات إلى قيمة معلنة (تقديرية) للسلع قبل وجود فاتورة تجارية. كما أنها مفيدة لموافقات الشراء الداخلية، حيث يحتاج قسم المالية لدى المشتري إلى مستند مُسعّر لإصدار أمر شراء.
ما الذي تضعه على الفاتورة المبدئية
ينبغي أن تمنح الفاتورة المبدئية المشتري كل ما يحتاجه لاتخاذ قرار، مع توضيح لا لبس فيه أن المستند ليس فاتورة ضريبية نهائية. عنونها بوضوح، واترك رقم الفاتورة الضريبية التسلسلي، واعرض الأرقام كتقديرات مع تاريخ يظل العرض ساريًا حتى حلوله.
- عبارة «فاتورة مبدئية»
- عنون المستند بوضوح حتى لا يُخلط بينه وبين فاتورة ضريبية أبدًا.
- بدون رقم فاتورة ضريبية تسلسلي
- استخدم مرجعًا منفصلاً إن شئت، لكن لا تستخدم أبدًا رقمًا من سلسلة فواتيرك الحقيقية.
- بياناتك وبيانات المشتري
- الاسم الكامل والعنوان وبيانات التواصل لك (البائع) وللمشتري.
- الوصف والكمية وسعر الوحدة
- سطر واضح لكل بند أو خدمة، حتى يرى المشتري بدقة ما الذي يُعرض عليه.
- المبالغ التقديرية وأي ضريبة
- المجموع الفرعي التقديري، وأي ضريبة قيمة مضافة أو ضريبة معروضة للعلم، والإجمالي التقديري.
- تاريخ صلاحية
- مدة بقاء الأسعار والشروط المعروضة سارية (على سبيل المثال، سارية لمدة 30 يومًا).
- شروط الدفع والتسليم
- طريقة الدفع المقترحة، وشروط العربون، والتسليم أو الإنجاز المتوقع عند الاقتضاء.
كيف تتحول الفاتورة المبدئية إلى فاتورة حقيقية
الفاتورة المبدئية حجر انطلاق. وبمجرد أن يقبلها المشتري وتُشحن السلع أو تُسلَّم الخدمة، تصدر الفاتورة التجارية النهائية التي تحل محلها. وتحمل تلك الفاتورة النهائية الرقم التالي في سلسلتك التسلسلية، وتؤكد المبالغ الفعلية (التي قد تختلف قليلاً عن التقدير)، وتصبح المستند الذي يستخدمه الطرفان للدفع وضريبة القيمة المضافة والحسابات.
عمليًا، تحتفظ بالبنود نفسها وتقوم بالتحويل ببساطة: تعيد عنونة المستند كفاتورة، وتضيف الرقم التسلسلي وتاريخ الإصدار، وتُنهي الأرقام، وترسلها كمطالبة مُلزمة بالدفع. ومع مولّد مثل FreeBillGen تنشئ الفاتورة المبدئية أولاً، ثم تنتج الفاتورة النهائية المطابقة من البيانات نفسها بنقرتين - دون إعادة كتابة ودون أرقام غير متطابقة.
أسئلة عن الفاتورة المبدئية
هل الفاتورة المبدئية فاتورة حقيقية؟
لا. الفاتورة المبدئية مستند أولي تقديري يُصدر قبل اكتمال البيع. وهي ليست مطالبة قانونية بالدفع، ولا يمكن استخدامها لاسترداد ضريبة القيمة المضافة، ولا ينبغي تسجيلها في حساباتك. أما الفاتورة الحقيقية النهائية فتُصدر بعد تسليم السلع أو الخدمات.
هل يمكنني استرداد ضريبة القيمة المضافة على فاتورة مبدئية؟
لا. الفاتورة المبدئية ليست مستندًا صحيحًا لضريبة القيمة المضافة، لذا لا يمكنك أنت ولا المشتري استخدامها لفرض ضريبة القيمة المضافة أو استردادها. والفاتورة التجارية النهائية فقط، التي تحمل رقمًا تسلسليًا وتُصدر بعد التوريد، هي الصحيحة لأغراض ضريبة القيمة المضافة.
هل تحتاج الفاتورة المبدئية إلى رقم فاتورة؟
يجب ألا تستخدم رقمًا من سلسلة فواتيرك الضريبية التسلسلية، لأن تلك السلسلة محجوزة للفواتير الحقيقية. يمكنك منح الفاتورة المبدئية مرجعها المنفصل (على سبيل المثال PRO-001) لتتمكن من تتبعها، لكن الرقم التسلسلي الرسمي لا يُخصص إلا عند إصدار الفاتورة النهائية.
ما الفرق بين عرض السعر والفاتورة المبدئية؟
يخدمان الغرض نفسه - إظهار السعر قبل البيع - لكن الفاتورة المبدئية مصاغة كفاتورة، بأسطر مفصّلة، وضريبة معروضة للعلم، وإجماليات. أما عرض السعر فعادةً أقل رسمية. وتفضل كثير من الشركات الفاتورة المبدئية لأنها تمنح المشتري مستندًا يعكس الفاتورة النهائية التي سيتلقاها.
هل يجب علي دفع الفاتورة المبدئية؟
ليس كالتزام قانوني. الفاتورة المبدئية طلب لتأكيد سعر أو ترتيب دفعة مقدمة، وليست مطالبة قابلة للإنفاذ بالدفع. ويطلب كثير من البائعين بالفعل عربونًا أو دفعة مقدمة كاملة مقابل فاتورة مبدئية قبل البدء بالعمل، لكن التزام الدفع المُلزم لا ينشأ إلا مع الفاتورة النهائية.
متى ينبغي أن أستخدم فاتورة مبدئية للجمارك؟
استخدمها عند عبور السلع حدودًا قبل وجود فاتورة تجارية - على سبيل المثال، العينات أو البدائل أو السلع المرسلة للموافقة. فالجمارك والناقلون يحتاجون إلى قيمة معلنة تقديرية لتقدير الرسوم، والفاتورة المبدئية المعنونة بوضوح توفر ذلك. وتأتي الفاتورة التجارية النهائية بعد تأكيد البيع.